Gestió documental a les grans multinacionals.

La gestió documental a les grans empreses multinacionals d’enginyeria és una prioritat que cada dia augmenta de manera considerable. Duta a terme per professionals multidisciplinaris, tant de l’àmbit de la documentació com professionals amb perfils informàtics o personal de reprografia, la gestió documental millora els processos de manera substancial, fa que la informació estigui disponible de manera adequada, redueix els costos i a més assegura la fiabilitat d’aquesta informació.
És una disciplina que tendeix cada cop més a l’especialització, al maneig de gestors documentals més avançats, a la digitalització profunda dels processos de gestió, revisió i aprovació de la documentació.                                                                  Una bona gestió documental ens ajuda en totes les fases d’un projecte, des del començament fins a les darreres fases de construcció i posada en marxa. Els professionals de la documentació, també anomenats document controllers, participen en totes les etapes i adapten les seves funcions segons les necessitats de cada fase del projecte.
El coneixement de les eines, dels processos documentals i la formació continuada són les millors qualitats que cal tenir en compte. El vertiginós procés de digitalització que vivim arran de la pandèmia de covid-19 fa valer la nostra professió amb
perfils i camps d’especialització diversos, i visibilitza cada dia la necessitat que la informació estigui disponible, adequada i actualitzada. Una bona gestió documental aporta valor a les empreses que la tenen ben implementada, n’augmenta el knowhow i l’eficàcia.
Assegurar la qualitat de la documentació que gestiona una gran empresa també és una tasca compartida del departament de documentació. Conèixer els estàndards bàsics de qualitat aplicables a cada projecte i comptar amb el suport del departament específic ens ajuda en aquesta tasca.
El coneixement de les normes internacionals (ISO, KKS, etc.) i la consulta d’aquestes normes ens ajuden a aportar valor als projectes i a l’empresa mateixa, adequa la codificació de documents a la norma i la fa compatible amb la resta de normes que calgui complir, ja siguin de l’empresa, del client, de la planta industrial, etc.