La gestión de fondos fotográficos en entidades no comerciales

Autora: Laia Foix (Institut d'Estudis Fotogràfics de Catalunya)

Citación recomendada: Laia Foix. La gestión de fondos fotográficos en entidades no comerciales [en linea]. "Hipertext.net", núm. 1, 2003. <http://www.hipertext.net>

  1. Introducción
  2. La fotografía en la legislación: objeto sujeto a los derechos de autor
  3. El estado del material: conservación y preservación
    3.1. A qué llamamos fotografía
    3.2. Procesos de deterioro más usuales
    3.3. La preservación
  4. La procedencia de las imágenes
    4.1. Las colecciones y los fondos documentales
    4.2. El ingreso de materiales y el criterio de colección de la entidad
  5. Documentar el material. Los procesos documentales
    5.1. - El objeto de catalogación: la imagen fotográfica
    5.2. La catalogación descriptiva
    5.3. La indexación: el contenido temático de las imágenes
    5.4. El control de autoridades para personas, organismos y lugares
    5.5. La aplicación de normas estandarizadas
  6. La digitalización de la imagen
    6.1. Qué es una imagen digital y cómo se obtiene
    6.2. Objetivos de la digitalización
    6.3. Digitalizar para conservar
    6.4. La digitalización como parte de la difusión
  7. Bibliografia

1. Introducción

Se ha dicho en muchas ocasiones que vivimos en un mundo de imágenes, y así es. Rodeados por la televisión, las pantallas que nos conectan a Internet, la prensa, las revistas... vemos que incluso los ámbitos tradicionalmente textuales denotan una presencia creciente de imágenes. Y en este uso creciente de imágenes, la fotografía sigue teniendo el mismo protagonismo que a lo largo de su historia. No sólo interesa captar imágenes actuales, sino que se busca explicar e interpretar el pasado a través de las fotografías que en su momento inmortalizaron un acto histórico o una realidad cotidiana.

El interés por las fotografías -por los miles o millones de fotografías que narran nuestra historia- obliga a una gestión eficaz para poder recuperar en cada momento las imágenes deseadas. Y crece también la preocupación por cómo conservar este patrimonio, tan frágil y poco duradero muchas veces, si no se aplican las medidas necesarias para evitar o retardar procesos de deterioro que en algunos casos son inevitables.

Pero cuando hablamos de fondos fotográficos, lo que tenemos entre manos y que definimos como "fotografía" es una gran variedad de documentos -sobre papel, plástico o vidrio- con múltiples formatos -que van desde tamaños muy pequeños hasta medidas considerables- obtenidos por diferentes y complejos procesos químicos que dotan al documento final de variadas apariencias y necesidades muy distintas para su uso, consulta y adecuada conservación.

Esta variedad hace más compleja y difícil la conservación y preservación, el almacenaje y la consulta del documento original. También el análisis del contenido precisa de vocabularios más concretos que permitan "traducir" con acierto la información que contiene la fotografía y que no viene expresada en palabras, como ocurre en los documentos textuales.

De todo ello tratamos a continuación, refiriéndonos en todo momento a aquellas entidades que conciben sus fondos como un patrimonio cultural de interés publico, el cual debe ser conservado en buenas condiciones para el futuro, pero que también debe ser gestionado de forma eficaz para hacer posible y fácil su uso y aprovechamiento en el presente.

Este artículo no pretende ser un manual didáctico exhaustivo, ni aportar recetas nuevas e infalibles. No es necesario inventar nada nuevo para gestionar de forma correcta y eficaz un fondo fotográfico. Existen hoy en día manuales y tratados que hacen hincapié en cada uno de los procesos y procedimientos que enumeramos (la identificación y conservación de materiales fotográficos, el proceso documental, la digitalización de fotografías, los aspectos legales a tener en cuenta, etc.); muchos de estos manuales están redactados por buenos conocedores y expertos en los temas tratados, y aconsejamos su consulta para ampliar y profundizar lo que aquí tan sólo explicamos de forma breve.

Lo que pretendemos con este artículo es ofrecer una guía, si se quiere una primera aproximación, a la complejidad de los fondos fotográficos; y unas directrices que sean precursoras de unas buenas prácticas en el trabajo cotidiano. Ofrecer una perspectiva suficiente que evite conductas erróneas que en muchos casos han supuesto la pérdida de un patrimonio cultural o de información histórica. Evitar los malos usos que no tienen en cuenta el debido respeto de los derechos de autor, todavía poco conocidos y mal gestionados. Evitar la malversación de recursos en proyectos de digitalización que no contemplan los objetivos de la entidad y del fondo al cual han de servir y mejorar.

Contribuir, en fin, a que la gestión de los fondos fotográficos gane en excelencia y calidad no sólo en los productos finales ofrecidos al usuario, sino también en el largo y costoso camino que recorren las fotografías en nuestros archivos hasta llegar al público.

2. La fotografía en la legislación: objeto sujeto a los derechos de autor

Si es cierto que en este país no se ha valorado como es debido a las fotografías, conservándolas adecuadamente y difundiéndolas suficientemente, es más significativo todavía cómo se ha prescindido del justo y obligado respeto a los derechos de autor que el sentido común y la ley le otorgan.

La fotografía se considera una obra de creación intelectual, y como tal se acoge a lo que se establece en la Ley de Propiedad Intelectual (Real decreto legislativo 1/1996 de 12 de abril, publicada en el BOE n.97, 22-4-1996), considerando a la persona que realiza la fotografía como autor. Es la imagen obtenida -como creación intelectual- la que está protegida por los derechos de autor que le son propios, y por tanto éstos son extensivos a cualquier reproducción de la fotografía original.

Los derechos del autor, no transmisibles ni caducos -derechos morales- son: la mención de su nombre siempre que la fotografía sea difundida, y el derecho a que se reproduzca sin modificación alguna; así como decidir si la fotografía puede o no ser difundida y/o reproducida por cualquier medio. De ello se deriva la obligación de disponer de la autorización expresa del autor para la publicación o difusión de la imagen en cualquier medio posible.

Los derechos del autor transmisibles y sujetos a una temporalidad son los derechos de explotación. Estos derechos regulan el beneficio económico obtenido por el uso y difusión de las fotografías. Pertenecen al autor de por vida, y a sus herederos durante 70 años a partir de la muerte del autor. Pasado este tiempo se entiende que una fotografía pasa a ser de dominio público y que cualquier persona puede hacer uso de ella, respetando siempre los derechos morales del autor.

En algunos casos contemplados por la ley, en que hay un determinado vínculo laboral entre el fotógrafo y la empresa o entidad que encarga, financia y/o paga por la realización de las fotografías, ciertos derechos de explotación son atribuídos a dicha empresa o entidad. Si bien los derechos morales siguen siendo del fotógrafo en cuanto a la mención de la autoría y el respeto a la integridad de la obra fotográfica.

Nuestra entidad, como propietaria o depositaria de fotografías, debe conocer, respetar y aplicar correctamente los derechos de autor, tanto los morales como los de explotación. Para poder respetar estos derechos, debemos conocer cuál es el autor de las fotografías, o hacer todo lo posible para averiguarlo. Una fotografía de la que no sabemos quién es el autor, la daremos a conocer como de "autor desconocido" (y no como anónima).

Cuando en nuestra entidad ingresa una colección, debemos tener en cuenta que no sólo se trata de los documentos físicos, de los que cualquiera puede ser propietario y efectuar una venta, donación, depósito, etc. También atañe a las imágenes que contienen dichos documentos, protegidas por unos derechos de explotación que sólo nos pueden transmitir el autor o sus herederos legales. Si no es éste el caso, dispondremos de un material del que no nos han podido ceder derechos de explotación; y del cual, por tanto, sólo podemos autorizar un uso personal, didáctico o de investigación; si alguien nos solicita una copia o reproducción con otros fines (publicación, exposición...) debemos especificar que los derechos para estos usos deberá tramitarlos por su cuenta con quienes legalmente poseen estos derechos de explotación, ateniéndose a la legislación vigente -siempre en el caso de materiales que todavía no sean de dominio público-.

Como archivos, bibliotecas o entidades culturales, la ley nos otorga unos privilegios de uso con el fin de difundir una documentación que se considera de interés público. Para ello, y para poder conservar y custodiar adecuadamente los originales, se establece que dichas entidades pueden realizar copias de trabajo o de consulta sin estar sujetas a derechos de explotación. No es el caso, de cuando el archivo decide disponer de copias de consulta digitales accesibles por red. Poner en línea una imagen para su consulta es un acto que debemos regular por escrito con quien detente los derechos de explotación de dicha imagen, aún siendo con una finalidad de difusión pública por parte de nuestra entidad y sin ningún interés lucrativo.

3. El estado del material: conservación y preservación

La conservación es uno de los objetivos principales de cualquier fondo fotográfico, junto con la difusión. Toda entidad cultural que posee un fondo fotográfico debe asumir responsablemente la correcta custodia de este material, garantizando la conservación del patrimonio cultural que alberga. Si a ello añadimos que en muchas entidades estamos tratando con el original del autor, que puede ser además una fotografía antigua, o de extrema rareza por su proceso de obtención, y en muchos casos una pieza única, no hay duda de que la conservación y preservación de las fotografías es una necesidad ineludible. Conservar las fotografías es una labor a llevar a cabo prescindiendo de si son o no consultadas o utilizadas. Una fotografía es por definición inestable, por su composición y método de obtención. No basta con no utilizarla -ni consultarla o exponerla- para garantizar su buena conservación.

El buen estado de conservación de una fotografía vendrá determinado por su composición estructural (soporte y emulsión, y por la calidad o buen hacer en el procesado técnico), por cómo se haya utilizado hasta que llega a nuestra entidad (daños físicos, envejecimiento, mala conservación...) y por cómo nosotros la manipulamos y guardamos (fundas y sobres de protección directa, contenedores adecuados, condiciones medioambientales y pautas correctas de manipulación).

En algunos casos es imprescindible obtener segundos originales dado el deterioro inevitable de la fotografía. Hay procesos fotográficos, por ejemplo, que han utilizado como soporte materiales muy inestables que inevitablemente se deterioran hasta causar la destrucción de la imagen -y de los documentos adyacentes-, como puede ser el caso de los nitratos. En otros procesos, como puede ser la fotografía en color que utiliza tintes cromógenos, es la substancia que forma la imagen la que adolece de una inestabilidad crítica que causará el deterioro de la imagen de forma inevitable.

En la mayoría de casos, sin embargo, el seguimiento de unas buenas pautas garantizarán la buena conservación de las fotografías y pararán, o retardarán, los procesos de deterioro que pueden haberse iniciado. El primer paso, imprescindible, es conocer e identificar los principales procesos fotográficos que han existido a lo largo de la historia para poder valorar deterioros posibles y cómo poder evitarlos o retardarlos. Cada proceso fotográfico, por sus características físico-químicas, puede presentar unos problemas determinados y requiere un tratamiento específico.

Explicar aquí la identificación y características de los distintos procedimientos, así como los deterioros y tratamientos que les son propios, excede en mucho el espacio y objetivos de este artículo. Hay muy buenos y exhaustivos manuales al respecto, algunos de los cuales se citan en la bibliografía final. Desde estas líneas sólo pretendemos dar unas pautas generales y unos conocimientos básicos que eviten conductas erróneas y ayuden al gestor de un fondo fotográfico a ver cuándo es necesaria la intervención y asesoramiento de un especialista en conservación de material fotográfico; pues somos conscientes de que la correcta identificación de materiales fotográficos y sus procesos de deterioro es un trabajo muy específico, propio de un profesional especializado.

3.1. A qué llamamos fotografía

La fotografía es un procedimiento fotoquímico mediante el cual reproducimos una imagen real sobre una superficie sensible a la luz. En la gran mayoría de procesos fotográficos distinguimos el soporte físico (por ejemplo el papel si es una postal antigua, o el plástico en un negativo contemporáneo), y las sustancias sensibles a la luz que forman la imagen y que se hallan mezcladas con un aglutinante que las fija al soporte. Para que la imagen perdure en el tiempo más allá del instante de exposición a la luz, se somete el negativo o positivo obtenido en la cámara a un proceso químico de revelado y fijado que le da estabilidad y permanencia. Posteriormente, si disponemos del negativo (o positivo), podemos obtener copias idénticas de esta imagen por el mismo procedimiento de exponer una superficie fotosensible a la luz proyectada a través de la imagen matriz, y posterior revelado y fijado de la copia, en el laboratorio.

Esta posibilidad de obtener infinitas copias idénticas de una imagen inicial es la más característica del documento fotográfico. Pero a nosotros, lo que más nos interesará para garantizar una buena conservación es conocer qué elementos han intervenido en su creación: el soporte, la substancia formadora de la imagen y el aglutinante: ya que sus procesos de deterioro -de forma conjunta o por separado- afectarán a la permanencia y calidad de la imagen.

Lo que hoy llamamos procesos antiguos en fotografía abarcan, en nuestro país, los distintos procedimientos utilizados desde los inicios de la fotografía -en 1839- hasta pasada la Guerra Civil, en términos generales. Agruparíamos en este período los procedimientos más artesanales y con más posibilidades de manipulación y variación por parte del fotógrafo; lo que da una posibilidad de incontables variaciones en los materiales utilizados y los procedimientos seguidos, con la consiguiente dificultad para identificarlos posteriormente.

Los primeros soportes utilizados de forma generalizada fueron el metal y el vidrio para los negativos, y el vidrio y el papel para los positivos. Posteriormente, se utilizaron las primeras formas de plástico (nitratos y acetatos) tanto para positivos como para negativos. La imagen se formaba mayoritariamente a partir de sales de plata. También se utilizaron otros metales y era frecuente el uso de pigmentos. Los aglutinantes más usados fueron la albúmina, el colodión y la gelatina. Durante muchos años se utilizó de forma preferente el gelatinobromuro para los negativos sobre vidrio, realizando los positivos sobre papel albuminado, o vidrio si eran para proyectar, con imágenes formadas con sales de plata.

En la etapa que conocemos como fotografía contemporánea, se impone el uso del soporte plástico para los negativos; y el papel o el plástico para los positivos, según sean para proyectar o no. El aglutinante más frecuente es la gelatina, y la imagen -actualmente casi siempre en color- se forma mayoritariamente a partir de tintes. Los tintes cromógenos, los más utilizados, son también los más inestables, y son la causa de la mayoría de problemas de conservación de la fotografía contemporánea, ya que los soportes plásticos utilizados han ganado mucho en estabilidad y suelen conservarse en buenas condiciones incluso para períodos de tiempo de muchos años.

Una característica de los materiales contemporáneos es su cuantía. Los avances técnicos, el abaratamiento de las cámaras y el procesado llevado a cabo por laboratorios a bajo coste, han comportado un crecimiento desmesurado de las personas que realizan fotografías. Y en el caso de los fotógrafos profesionales, ha supuesto un aumento exponencial de los originales obtenidos. En el caso de las fotografías y colecciones de fotógrafos contemporáneos se hace imprescindible contemplar la selección y posible expurgo de parte de los fondos; práctica que para los procesos antiguos se limita casi siempre a aquellos casos en que el original, a causa de su mal estado de conservación, es inutilizable.

Por último, es ya notoria la presencia de originales digitales. Los archivos y demás entidades culturales deben prestar atención a este nuevo fenómeno y establecer con claridad cómo delimitar el tipo de original acotando su permanencia como documento más allá de su versatilidad esencial.

3.2. Procesos de deterioro más usuales

Para entender cómo y por qué se deteriora una fotografía debemos tener presente en todo momento su composición estructural: soporte y emulsión (formada por el aglutinante y las substancias formadoras de la imagen). A partir de sus componentes, veremos qué procesos de deterioro les afectan habitualmente.

Los soportes más habituales son el vidrio, el papel y el plástico. El vidrio es utilizado en los procesos antiguos tanto para el negativo como para los positivos de proyección (transparencias y estereoscopías). Es un soporte que se utilizó en los negativos para la obtención de copias por contacto antes de que se trabajara con ampliadoras. Por esta razón pueden ser grandes (13x18, 18x24...) y ofrecen copias de mucha calidad. Su principal problema es el riesgo de rotura. En vidrios muy antiguos o de mala calidad se observa fragilidad y pérdida de transparencia.

El papel es el soporte más utilizado para las copias positivas. Es frágil ante roturas, dobleces y curvaturas. Si es de mala calidad puede descomponerse, y es además un alimento natural para insectos y microorganismos, especialmente si la humedad y temperatura ambiental son altas. En los primeros papeles contemporáneos multicapa para positivos puede observarse una delaminación, aunque actualmente no tengan este riesgo por su mayor calidad. Los papeles baritados, también propios de la fotografía contemporánea, son muy estables y sólo presentan problemas si el procesado técnico de la imagen no ha sido correcto.

El plástico aparece como soporte ya en los procesos antiguos: nitratos y acetatos. Son plásticos poco estables que se deterioran acusando una pérdida de flexibilidad, encongimientos, curvaturas en los bordes, aparición de canales en la superfície, etc. poniendo en peligro la integridad de la emulsión. Sin embargo, el proceso de deterioro más peligroso es la hidrólisis ácida que afecta tanto a los acetatos como a los nitratos. En los acetatos no supone un peligro inminente para las imágenes finales de plata. En el caso de los nitratos el ácido nítrico liberado supone un serio peligro para la propia fotografía y para los materiales adyacentes. Todas las imágenes sobre nitrato deben ser duplicadas a corto o medio plazo, ya que es un soporte que inevitablemente se degenera hasta su total destrucción. Los plásticos utilizados en la fotografía contemporánea son mucho más estables; en todo caso, debemos evitar las abrasiones y fricciones, dobleces y curvaturas innecesarias.

Los daños del soporte por rotura, doblez o abrasión, aceleran otros procesos de deterioro que afectan a la emulsión, ya sea porque se desprende total o parcialmente del soporte volviéndose más frágil, o porque queda más vulnerable frente a la humedad ambiental y al aire. En cuanto a los deterioros del aglutinante, recordaremos que los aglutinantes más utilizados han sido el colodión, la albúmina y la gelatina. Su mal estado afecta directamente a la imagen, que se halla suspendida en él.

La gelatina es el más habitual, sobretodo en los procesos contemporáneos. En los procesos antiguos hay un amplio uso de la albúmina para los positivos sobre papel. Son muy sensibles a la humedad ambiental. Una humedad relativa alta provoca adhesiones con las superficies adyacentes por reblandecimiento del aglutinante. Si el ambiente es muy seco, tiende a encogerse y perder adherencia, pudiendo darse un desprendimiento de la emulsión respecto del soporte. Tanto la gelatina como la albúmina son muy vulnerables a las infecciones por microorganismos, especialmente en condiciones ambientales de humedad y temperatura altas.

En cuanto a la imagen final, las substancias más utilizadas han sido la plata, los pigmentos y los tintes. La imagen final de plata puede deteriorarse por las condiciones medioambientales o por un procesado incorrecto. En ambos casos puede darse una sulfuración de la plata o un proceso de óxido-reducción. Según sea la causa se observarán manchas o espejeos en distintas partes del positivo o del negativo.

Los pigmentos forman las imágenes más estables y de mejor conservación, tanto en los procesos antiguos como en los contemporáneos. Los tintes, que son la subtancia formadora de imagen que se utiliza en la mayoría de fotografías contemporáneas, tienen muy poca estabilidad; especialmente los tintes cromógenos, que son los más utilizados. Su inestabilidad es inherente a su composición y por tanto inevitable. Las consecuencias son la aparición de manchas o el cambio de color por desvanecimiento de algunos de los tintes, consecuencias inevitables tanto si el negativo o el positivo se guarda en la oscuridad, como si está expuesto a la luz. Generalmente, guardados en la oscuridad se producen dominantes amarillas o rojizas; mientras que si están expuestos a la luz, aparecen dominantes azules, amarillas o verdosas, efecto muy acusado en el caso de las diapositivas.

No podemos acabar este epígrafe sin volver a repetir que todo lo que aquí hemos explicado es un resumen que omite muchos procesos minoritarios. Todos ellos, los diferentes procesos fotográficos y los distintos deterioros posibles, deben ser conocidos por el gestor de un fondo fotográfico aunque sea de forma muy general, para poder discriminar aquellos casos en que se precise el asesoramiento y colaboración de un especialista en restauración y conservación de fotografías.

En todo caso, hay deterioros que deben ser conocidos por todo el personal por su peligrosidad para el resto del material, y que precisan de una actuación urgente. Es el caso de las infecciones por hongos y la hidrólisis ácida de los plásticos. Las infecciones por hongos que afectan a la emulsión se propagan rápidamente, sobretodo en condiciones de humedad relativa y temperaturas altas. Son muy difíciles de combatir. Es preciso aislar el material afectado.

La hidrólisis ácida de los plásticos es muy perniciosa, especialmente en el caso de los nitratos, en que peligra no sólo la fotografía (emulsión y soporte) sino también los materiales de protección directa, las fotografías adyacentes, contenedores, etc. Es preciso aislar los materiales afectados ya que el ácido liberado se expande por la atmósfera y acelera los procesos de hidrólisis ácida en el resto de materiales. Cabe recordar que el nitrato en mal estado se degrada hasta la inflamación espontánea.

3.3. La preservación

La preservación incluye cualquier acción que llevamos a cabo para que el material perdure en las mejores condiciones posibles a lo largo del tiempo, evitando o retrasando los procesos de deterioro que puedan surgir. La preservación es competencia del gestor de un fondo fotográfico sea o no especialista en restauración de fotografías.

La primera acción que debemos llevar a cabo es la elaboración de un informe sobre el estado de cada fondo o colección, sea un nuevo ingreso en nuestra entidad, o sea porque no disponemos de informes previos. Este informe debe recoger el volumen del fondo o colección; tipos y cantidad de soportes, formatos y procedimientos fotográficos; así como su estado de conservación, procesos de deterioro iniciados y actuaciones a llevar a cabo a corto o medio plazo para asegurar su durabilidad. Debemos especificar qué material está en peor estado de conservación, detectar aquello que puede dañar al resto del material y cuantificar qué documentos deberán duplicarse a corto o medio plazo aunque actualmente estén en buen estado de conservación.

Si no disponemos de estos informes, no podremos elaborar una buena política de preservación del conjunto documental de la entidad, ni calcular los recursos necesarios, ni el coste de las actuaciones urgentes a llevar a cabo. Una vez conocidos los distintos procedimientos fotográficos decidiremos las medidas de prevención más idóneas, que se agruparán en tres apartados: control de las condiciones medioambientales, protección directa del original y contenedores adecuados.

El control de las condiciones medioambientales es la medida más positiva y efectiva para alargar el buen estado de conservación de las fotografías; no sólo es el mejor método para evitar o retardar procesos de deterioro, sino que además nos permite proteger la totalidad del fondo. Se trata principalmente de controlar la humedad relativa y la temperatura, garantizando además una estabilidad de estos parámetros.

Intentaremos mantenernos en un margen alrededor del 30% de humedad relativa, evitando fluctuaciones mayores a un 5%; y evitando siempre valores superiores al 60%, ya que un exceso de humedad es la causa mayor de deterioros en fotografía (sin descender tampoco de un 25% de humedad relativa). Dentro de estos márgenes de humedad intentaremos bajar la temperatura acercándonos lo más posible a los valores óptimos de entre 18°C y 20°C. Si podemos disponer de refrigeradores para los materiales contemporáneos en color más inestables, los guardaremos a igual humedad relativa pero con temperaturas de entre 1°C y 4°C.

Siempre que dispongamos de un depósito con control de humedad y temperatura, debemos habilitar una zona intermedia para que el material que ha de entrar o salir del almacén no sufra oscilaciones bruscas que lo perjudicarían sensiblemente. Disponer o no de un control de las condiciones medioambientales, nos va a permitir usar unos u otros materiales de protección directa de los originales. Si no podemos controlar los valores de humedad relativa, habitualmente alta en nuestros depósitos, desestimaremos los sobres y fundas plásticos para la protección directa, ya que pueden producir una condensación de la humedad en el documento y favorecer -entre otros deterioros- infecciones por hongos, metalizaciones, etc.

Para guardar correctamente los materiales, separaremos los distintos soportes y procedimientos fotográficos según sean sus necesidades de conservación. Esto afecta especialmente a la fotografía contemporánea en color, y a los plásticos -sobretodo a los nitratos-. Cada tipo de material, se ubicará en distintos contenedores según su tamaño. Los tamaños más pequeños (hasta 13x18cm. aprox.) se guardarán en posición vertical para evitar que su propio peso los dañe.

Si hay un control de la humedad relativa y la temperatura, podemos optar como protección directa por las fundas de plástico (poliéster o polipropileno sin recubrir, o polietileno de baja densidad). Si no es así, es mejor utilizar sobres de papel de conservación (con alto contenido de celulosa y reserva alcalina) de tres o cuatro solapas (que evitan fricciones al extraer o guardar los originales en su interior). Para la protección directa de materiales con tintes cromógenos escogeremos papeles de conservación sin reserva alcalina.

Para las diapositivas con marco, o los negativos de paso universal o formatos parecidos -que siempre deben guardarse desenrollados y cortados en tiras- son muy prácticas las hojas o fundas a medida fabricadas en plásticos aptos para la conservación. En todos los casos debe evitarse guardar las fotografías en sus fundas, sobres o cajas originales, o fundas y sobres con que modernamente las facilitan los laboratorios fotográficos. Los materiales que han de tener un contacto directo con las fotografías deben cumplir las normas establecidas y haber pasado el PAT (Photographic Activity Test), para garantizar una buena conservación de los documentos.

A pesar de lo perniciosos que resultan los sobres de plásticos no aptos para la conservación, o los confeccionados con glasina u otros papeles, a pesar de la acidez de los cartones de las cajas con que nos llegan los materiales, y a pesar del riesgo que implica guardar originales superpuestos sin protección directa que los aísle unos de otros; a pesar de todo ello, no realizaremos ningún cambio de contenedor si no sabemos positivamente que los nuevos sobres, fundas o cajas son los correctos para la ubicación de material fotográfico. Es mejor no movilizar ni manipular innecesariamente estos originales si no tenemos la certeza de que la actuación que nos disponemos a efectuar es la necesaria y correcta en cada caso.

Por último, pero no por ello menos importante, debemos seguir siempre unas pautas de buen uso en la manipulación de originales. El manejo de las fotografías es la causa de la mayoría de deterioros y daños que éstas sufren. Por tanto, es de vital importancia seguir siempre unas normas que eviten riesgos innecesarios. Manipularemos siempre los originales con guantes, sobre una mesa, sujetándolos con las dos manos, con movimientos cuidadosos y sin prisas. No apilaremos fotografías una encima de otra, ni apilaremos objetos encima. Las tendremos el mínimo tiempo posible en las mesas de luz, y las devolveremos inmediatamente a su funda una vez consultadas. No escribiremos nunca en las fotografías -ni números de registro, signaturas topográficas ni otras identificaciones-. Tampoco escribiremos sobre las fotografías, y mientras haya originales en la mesa, sólo utilizaremos el lápiz.

Y recordaremos una vez más que el principal objetivo siempre es reducir la manipulación y consulta de los originales. Disponer de una copia de consulta es pues la mejor medida de preservación y conservación del fondo, ya que sólo un 1% o 2% de las fotografías consultadas serán seleccionadas para ser utilizadas posteriormente en reproducciones de más calidad (para su publicación, exposición, etc.).

4. La procedencia de las imágenes

4.1. Las colecciones y los fondos documentales

La procedencia de las fotografías que albergamos en nuestra entidad puede ser de dos tipos ateniéndonos al criterio archivístico. Tenemos por un lado los fondos documentales, que son aquellos que se han formado a lo largo del tiempo por la actividad propia de una persona o entidad. En el caso de los fondos fotográficos, hablaríamos de los archivos de un fotógrafo en particular, del fondo de una entidad que recoge las imágenes de los distintos actos y actividades que narran su historia, archivos de prensa de distintas publicaciones, las fotografías acumuladas por una familia a lo largo de varias generaciones, etc.

Por otro lado, tenemos las colecciones; categoría claramente establecida y protegida en la práctica archivística y en el ámbito legal. Una colección es el conjunto de documentos -fotografías en nuestro caso- formado a partir de la voluntad de una persona, a diferencia de los fondos que son generados por el devenir cotidiano y sin una voluntad previa. Las colecciones deben ser siempre respetadas como tales, manteniendo su integridad como conjunto documental.

El principio de procedencia, es decir, el obligado respeto del fondo o colección, es imprescindible para un buen conocimiento e interpretación de cada una de las imágenes que contiene. El conjunto documental natural al que pertenece una imagen, la dota de la necesaria perspectiva y en muchos casos permite establecer datos de autoría, datación -tópica y crónica-, o identificación de lugares, objetos o personas reproducidas en la fotografía. Estos datos, que no siempre podrán ser estudiados en una primera aproximación al fondo o colección, si mantenemos su integridad y procedencia, podrán ser recuperados e interpretados en el momento en que dispongamos de recursos para estudiarlos y procesarlos.

Si bien es aconsejable en todos los casos respetar el principio de procedencia manteniendo el conjunto de la colección o fondo documental a lo largo de todo el circuito de las fotografías en nuestro archivo, hay casos en que no se mantiene su integridad y las fotografías se disgregan por formar parte de donaciones menores o fragmentadas. En todo caso, el registro de ingresos, nos ha de permitir recuperar el conjunto documental tal como nos llegó a nuestro centro: vinculando la identificación de cada fotografía con el fondo o colección al que pertenece, ya sea de forma directa o indirecta.

A ello hay que añadir el valor de la ordenación original de las fotografías en el momento en que cada fondo o colección ingresa en nuestra entidad. Esta disposición original puede ser aleatoria o realizada por titulares intermedios del conjunto documental, pero en muchos casos será la que estableció el autor o el creador de la colección. Nunca hemos de manipular el material, registrarlo, signaturizarlo, cambiarlo de contenedores, ni procesarlo sin antes tomar nota detallada de cómo nos han llegado las fotografías, en qué subgrupos (cajas, sobres, paquetes...), con qué anotaciones, y especificando la ubicación original de cada fotografía. Ello nos permitirá reconstruir las agrupaciones originales e interpretar la información que de ello se pueda desprender, ya sea por listados o anotaciones en las cajas, sobres, etc., o porque mediante el estudio del conjunto se pueda deducir datos o informaciones sobre cada una o algunas de las fotografías.

Es imprescindible ser muy metódico en este proceso, ya que por necesidades de conservación, todo el material debe ser ubicado en sobres o fundas de protección directa de materiales aptos para tal menester y agrupado en cajas según el formato, soporte y procedimiento fotográfico. Si no anotamos previamente cómo se hallaban guardadas y agrupadas cada una de las fotografías -en qué cajas, sobres o paquetes- y las anotaciones de los contenedores originales que les puedan afectar, esta información quedará perdida para siempre, restando valor a las imágenes.

Las anotaciones originales que sean del autor, deben ser conservadas siempre aunque parezcan carentes de sentido, falsas o no correspondientes a las fotografías a que hacen referencia. Un estudio posterior y más detenido, o la obtención de nuevos datos del autor, de la entidad que albergó el fondo, o de los actos o personajes reproducidos en las imágenes, pueden dar sentido y descifrar anotaciones y datos originales antes incomprensibles.

Hemos de ser conscientes que la limitación de recursos no nos permite llevar a cabo las tareas de investigación que en muchos casos sería deseable, pero sería una irresponsabilidad por nuestra parte actuar con negligencia en la recogida de informaciones que más adelante puedan facilitar y determinar los resultados de una investigación sobre las imágenes custodiadas por nuestra entidad.

4.2. El ingreso de materiales y el criterio de colección de la entidad

Toda entidad, y por extensión el fondo fotográfico que alberga, se define acotando sus criterios de colección por uno o varios de los siguientes parámetros: ámbito temático, ámbito geográfico, período cronológico, tipo de material (positivo/negativo, soporte, formatos...) etc. Pueden ser también factores ligados a la institución: fotografías generadas por la actividad propia de la entidad, compromisos contraídos para con otras entidades o personas en cuanto a conservación y gestión de sus fondos...

Ante cualquier ingreso de materiales, hemos de comprobar que el fondo en cuestión se ajusta a los criterios de colección de nuestra entidad. Y en cualquier caso, valoraremos también la antigüedad o rareza de los materiales, su estado de conservación, que estén bien documentados (identificación de lugares, personas y fechas), que sean de un fotógrafo conocido, que reproduzcan imágenes o hechos inéditos, que no supongan una duplicidad innecesaria en nuestros fondos, que los derechos de explotación disponibles sean adecuados a nuestros objetivos, etc.

Debemos plantearnos también qué recursos tenemos para hacer frente a nuevas colecciones: como archivo fotográfico tenemos la obligación de conservar y difundir adecuadamente el fondo que albergamos. La decisión de aceptar nuevos ingresos debe ser tomada responsablemente. Asimismo, cuando aceptamos un fondo debemos hacerlo con unas condiciones que se ajusten a los objetivos de nuestra entidad y a nuestra metodología de trabajo, en cuanto a procesos de conservación, procesos documentales y política de difusión del fondo.

Llegados a este punto, y en el caso que haya un interés mutuo para cambiar la titularidad de un fondo e ingresarlo en nuestra entidad, es necesario especificarlo por escrito con el correspondiente contrato. Debemos asegurarnos que la entidad o persona que nos traspasa el fondo es la propietaria legal del material, y que está legalmente capacitada para cedernos los derechos de explotación que acordemos. Si no es así, podemos encontrarnos con unas fotografías que son físicamente de nuestra propiedad, pero que no podemos difundir ni utilizar. Debemos prever también, la posibilidad futura de un traspaso o expurgo de todo el material o parte de él, a una tercera entidad.

Siempre que formalicemos por escrito un cambio de titularidad de una colección o fondo, es aconsejable realizar una consulta previa con un especialista en estos aspectos legales para actuar con pleno conocimiento de los derechos y obligaciones a que nos comprometemos, así como asegurar la total corrección y validez del contrato que nos disponemos a suscribir.

Paralelamente, todo ingreso de materiales en el archivo -sea por la vía que sea: producción propia, transferencia, o adquisición por donación, compra, depósito o cesión en régimen de comodato- debe ser registrado por escrito a nivel interno, haya o no un contrato suscrito por ambas partes. Es imprescindible llevar un registro de ingresos de cada uno de los fondos y colecciones de que disponemos especificando: fecha en que ingresa en nuestra entidad, en qué condiciones (si hay documentación escrita que acredite el traspaso y cesión de derechos de explotación, si se ha adquirido por compra y por qué cuantía), procedencia del material (origen y propietarios/gestores anteriores), derechos de explotación y limitaciones de uso, volumen del fondo o colección, e identificación o nombre asignado en nuestra entidad.

Cuando aceptamos el ingreso de un fondo o colección debemos asumir, tanto nosotros como la persona o entidad que lo traspasa, que este material ingresa en nuestro centro con una garantía implícita de que será tratado de acuerdo con los objetivos de nuestra entidad. Es decir, evaluaremos su estado de conservación y actuaremos en consecuencia, dotándolo de una protección íntima que lo conserve en las mejores condiciones, y ubicándolo en contenedores y depósitos adecuados, lo procesaremos documentalmente para asignarle unos datos que lo identifiquen y den valor a su contenido; y todo ello con el fin de que sea conocido y difundido para su uso público.

Todo este proceso implica unas obligaciones por nuestra parte a las que nos podemos comprometer de forma más o menos concreta (especificando actuaciones concretas sujetas a una fecha de realización, por ejemplo), pero también debemos asegurarnos un margen de maniobra para poder actuar con este material según consideremos necesario, con libertad para decidir qué tipo de actuaciones llevar a cabo para su buena conservación: cambio de contenedores, separación de materiales, obtención de copias de consulta y trabajo. Y con la libertad suficiente, también, para poder difundirlo según nuestras posibilidades y acorde con nuestros objetivos: posibilidad de darlo a conocer en su totalidad -siempre respetando los márgenes legales a que pueda estar sujeto por razones de privacidad-, posibilidad de exponerlo o difundirlo, de ofrecer reproducciones en las condiciones económicas que se establezcan, etc.

La entidad que nos traspasa este material ha de entender que el valor de las fotografías no es intrínseco a su posesión física sino que viene determinado por el uso a que pueda ser destinado, siempre respetando los derechos de autor a que están sujetas. En el caso que nuestra entidad no pueda asumir el coste y trabajo que supone procesar un fondo determinado, debemos plantearnos rechazarlo, o derivarlo a otras entidades que puedan hacerse cargo de él, sea porque cuentan con más recursos, sea porque por sus características y objetivos darán prioridad a un determinado fondo que en nuestra entidad tendría un interés secundario.

En algunos casos, nos podemos encontrar con fotografías -de nuevo ingreso o ya existentes en nuestra entidad- de escaso o nulo interés, ya sea por su repetitividad -especialmente en la fotografía contemporánea muy cuantiosa en su producción- o por su mal estado de conservación, que imposibilita su uso. En estos casos el valor de las fotografías no justifica la inversión que supone en material y horas de trabajo. Si muchas veces descartamos el expurgo por su irreversibilidad, debemos considerar derivarlo a otras entidades que puedan asumir la conservación de este material, no permitiendo que su permanencia en nuestra entidad nos reste recursos para tratar otras colecciones de mayor interés.

Hemos de tener en cuenta que habitualmente la cantidad total de fotografías de una entidad supera en mucho la parte que podrá ser tratada y procesada. Es necesario llevar a cabo una selección para priorizar los fondos o colecciones a trabajar, ateniéndonos a sus características particulares y a los objetivos establecidos por la entidad. En el caso de fondos que queden en un estado de espera cuasi perenne, estudiaremos la conveniencia de traspasarlos a otras entidades en que puedan gozar de un interés prioritario donde su recuperación, conservación y difusión estén garantizadas en un plazo de tiempo más reducido.

5. Documentar el material. Los procesos documentales

Los procesos documentales, mediante la elaboración del catálogo como principal instrumento de descripción, nos posibilitarán llevar a cabo el acceso y difusión de nuestro fondo fotográfico. Frente a la tradicional práctica archivística en que el acceso a la fotografía era indirecto a través de la consulta previa de guías e inventarios, hoy en día una buena parte de las demandas de los usuarios se centran en imágenes concretas desligadas de la colección o fondo que las haya podido originar.

Se piden fotografías de un personaje, o de tareas agrícolas, o de un acto histórico, por citar algunos ejemplos. Este tipo de demandas son las más habituales, sin importar quién es el fotógrafo, si las fotografías halladas son todas ellas generadas por una misma entidad, o en el caso de actividades de la vida cotidiana, en qué localidad concreta se captó la fotografía. El principal objeto de interés es la fotografía como unidad documental. Y el instrumento para recuperar la información que mejor se adapta a este perfil de consulta es el catálogo.

En la elaboración de un catálogo -mediante el proceso de catalogación- establecemos los puntos de acceso al documento a partir de su descripción física y el análisis de su contenido; obteniendo lo que conocemos por ficha descriptiva, que no es más que un documento secundario que sustituye al documento primario o fotografía original. Aunque los catálogos incluyan una reproducción de la fotografía original, el proceso de catalogación es imprescindible para establecer los puntos de acceso que nos permitirán recuperar una determinada imagen, ya que las búsquedas se expresan en lenguaje textual y no gráfico.

La implementación de las tecnologías de la información han hecho posible dos cambios importantes en los procesos documentales llevados a cabo en los fondos fotográficos. Por un lado, poder acceder a la imagen (documento original) de forma rápida y en gran número, mediante la digitalización de fotografías. Por otro lado, agilizar y facilitar la catalogación de grandes cantidades de documentos gracias a las ayudas de los sistemas utilizados (plantillas preestablecidas, opciones de duplicación, máscaras, ayudas en línea, consulta y acceso a listas de validación o incorporación de tesauros, etc.). Estos dos cambios, aplicados también en el contexto telemático, multiplican el acceso y difusión del fondo y, por tanto, aumentan la rentabilidad de las inversiones. Paralelamente, la elaboración de inventarios y de guías, contribuirán a un mejor conocimiento del fondo en su globalidad.

5.1. - El objeto de catalogación: la imagen fotográfica

La imagen fotográfica como objeto de catalogación tiene unas particularidades que incidirán en su descripción. Como documento está constituído por el continente -soporte físico de la imagen-, el contenido icónico -los elementos reproducidos- y el contenido simbólico -el significado de la imagen-. Así, los elementos -personas y objetos- reproducidos en una fotografía, tras un análisis y correcta interpretación de los datos y conocimientos de que disponemos, nos da una identificación del significado real de la imagen, situándola en su contexto sociohistórico y cultural.

Muchas imágenes, sin la correcta interpretación e identificación, quedan carentes de sentido o pierden su principal valor, al desconocer los hechos, objetos o personas que reproducen. Por otra parte, cuando trabajamos con originales fotográficos, por su proceso de creación, por su valor histórico, su rareza o su antigüedad, nos hallamos ante objetos valiosos por sí solos, y cobra importancia el documento físico. Por ello es importante una buena catalogación descriptiva, donde se identifique el soporte y proceso fotográfico utilizado para la obtención de la imagen.

Se establece una dualidad durante el proceso de catalogación, describiéndose en algunos casos el objeto físico, y en otros la imagen que soporta: especificamos el autor y la fecha de la imagen original reproducida -y no del documento que tenemos entre manos y que puede ser muy posterior-. En cambio hablamos del documento físico cuando citamos su formato, su soporte o su estado de conservación -prescindiendo de la imagen original que obtuvo en su día el fotógrafo, que puede ser la que tenemos entre manos, u otra que dio lugar a la reproducción o copia que estamos catalogando-. Esta peculiaridad se debe al proceso fotográfico que se define como la reproducción de una imagen real mediante la exposición a la luz de una superficie fotosensible; obteniento una imagen matriz que puede dar lugar a su vez a múltiples reproducciones de la misma imagen.

Mediante el proceso fotográfico, pues, obtenemos un documento compuesto por un soporte, y una imagen compuesta por sales de plata u otras substancias fotosensibles que habitualmente se hallan mezcladas con un aglutinante que las fija al soporte. Añadiríamos hoy en día las fotografías digitales, en que la superficie fotosensible es virtual. Estas imágenes pueden fijarse en el papel -u otra superficie- mediante proceso de revelado fotográfico (papel fotográfico como superficie fotosensible), o mediante impresión en tinta.

Debemos diferenciar las imágenes que en su origen fueron captadas por proceso fotográfico pero de las cuales estamos catalogando una reproducción que no se ha obtenido por proceso fotográfico: reproducciones impresas en que la imagen está formada por tinta y no por sustancias fotosensibles. En estos casos, si bien en sentido amplio hablamos de fotografías porque la imagen matriz fue captada fotográficamente, en sentido estricto no son fotografías, ya que el documento final no se ha obtenido por proceso fotográfico. El proceso de catalogación será el mismo, pero todo lo que atañe a la preservación y conservación del documento debe regirse por otras pautas que las que aquí señalamos.

Esta multiplicidad de imágenes -que se da por el proceso de copia o reproducción fotográfica- debe ser acotada en el proceso de catalogación para no cometer el error de describir separada y repetidamente la misma imagen por estar contenida en distintos soportes. Cuando hallamos en nuestro fondo varios documentos que reproducen la misma imagen intentaremos averiguar cuál de ellas es la imagen matriz -aquella que fue tomada por el fotógrafo- y en su defecto, la que le es más próxima. Este documento será el que cataloguemos, y como ejemplares citaremos las demás fotografías obtenidas directa o indirectamente de la imagen matriz.

La multiplicidad de imágenes se da en muchos fondos, habitualmente en todos aquellos fondos en que dispongamos tanto de los negativos como de los positivos. Y muy especialmente en el caso de fondos o colecciones de imágenes utilizadas para la reproducción con fines comerciales (la edición de postales por ejemplo) en que a parte de los distintos positivos que podamos encontrar como productos finales, podemos tener diversos positivos o negativos que no son más que copias de trabajo para la imprenta o el taller, para la obtención final de las postales, diapositivas, estereoscopías, u otros documentos de difusión y consumo público.

Finalmente, una vez identificado el documento fotográfico como tal, y establecida -si es el caso- cuál es la imagen matriz, debemos decidir si procederemos a la catalogación de una unidad documental simple -una única fotografía- o de una unidad documental compuesta -varias fotografías-. Como unidades documentales compuestas, trataremos de las imágenes asociadas y de los reportajes.

Denominamos imágenes asociadas aquellas que han sido generadas por el mismo autor y que tienen igual fecha y lugar de toma; y que además, la similitud de su contenido icónico, daría como resultado una idéntica ficha descriptiva. Se trata, por ejemplo, de imágenes tomadas con un intervalo de tiempo mínimo, como segundos disparos de seguridad. O por ejemplo, de distintas aproximaciones a un objeto, para escoger la mejor reproducción con fines publicitarios. También serían imágenes asociadas aquellas que se toman como estudio preliminar para conseguir una buena fotografía. En todos estos casos, catalogaríamos la imagen que nos viene dada como imagen principal, o aquella de mejor calidad, más completa, etc., citando el resto como imágenes asociadas.

Definimos como reportaje, las distintas fotografías tomadas para ilustrar un solo acto o actividad. Todas ellas deben ser del mismo autor. Se considera que la mayoría de fotografías de un reportaje cobran sentido y valor como parte de él, y no por sí solas. Es el caso de las diversas fotografías que ilustran una boda, un acto político, un homenaje, un cumpleaños, unos carnavales, un espectáculo musical, etc. Los reportajes constituyen gran parte de los fondos fotográficos de muchas entidades, especialmente en la fotografía contemporánea, que por sus características técnicas (el tipo de cámara utilizado, la película en rollo) se presta a la obtención de un buen número de fotografías con gran facilidad y rapidez y a un bajo coste en su procesado técnico. Características todas ellas que no se dan en los procesos antiguos utilizados en nuestro país hasta pasado el primer tercio del siglo XX.

Esta evolución técnica ha dado como resultado un crecimiento desmesurado de las fotografías que se hacen y se acumulan en los archivos de las entidades, especialmente, como ya hemos dicho, en el caso de fotografías contemporáneas. Su catalogación como unidades documentales simples es impensable por la cantidad global y por el poco interés que su repetitividad implica. No sólo las catalogaremos como reportajes en su mayoría, sino que deberemos plantearnos la conveniencia de una evaluación y posible selección y expurgo.

Cada fotografía supone un coste en preservación, conservación y proceso documental, que cualquier entidad que las custodie debe asumir responsablemente; por ello, el valor de los documentos custodiados debe justificar la inversión que implican.

5.2. La catalogación descriptiva

Los datos a incluír en la catalogación de una fotografía responden a tres objetivos básicos: identificar y ubicar la fotografía como parte del fondo de la entidad, describir físicamente el documento y describir su contenido. La catalogación descriptiva describe y define el documento y nos da a conocer las condiciones de almacenaje requeridas, y su estado de conservación; nos permite identificar unívocamente cada fotografía y localizarla de forma rápida e inequívoca.

La indexación nos informa del contenido del documento y es el criterio más utilizado por los usuarios en sus consultas para la recuperación de la información; constituye pues los datos del catálogo más decisivos para el buen funcionamiento del archivo, siendo los de más difícil sistematización. Dada su complejidad, trataremos el control de autoridades (temático, toponímico y onomástico) de forma diferenciada respecto de la catalogación descriptiva. Según los recursos con que contemos, los objetivos de la entidad y la cantidad total de fotografías a catalogar, decidiremos el grado de profundidad en la catalogación: esto es, los datos o informaciones de cada documento que expresaremos en el catálogo.

Hay unos pocos datos que se consideran de mención obligatoria, por lo cual deberemos hacerlos constar siempre: el número de registro, la signatura topográfica, el autor, título, fecha y lugar de toma de la imagen fotográfica, y el fondo o colección a que pertenece. El número de registro tiene como función identificar unívocamente cada una de las piezas documentales del fondo, es por tanto único e irrepetible. Se hará constar preferiblemente en el sobre o funda, y nunca en la fotografía cuando ésta sea un original, una pieza única o un documento antiguo. La signatura topográfica nos ubica y localiza la imagen dentro del fondo, debe hacer constar también los contenedores secundarios (álbumes, cajas, etc.). Consideraremos autor aquel que captó la imagen fotográfica o imagen matriz; que puede coincidir o no con el autor del documento que estamos catalogando, y que puede ser una copia o reproducción posterior. Si no conocemos el nombre del fotógrafo, lo mencionaremos como "autor desconocido".

El título se considera una información de mención obligatoria también, aún cuando en muchas fotografías -especialmente los negativos- no figure; en estos casos el catalogador asignará un título breve y descriptivo, especificando en el catálogo que no se trata del título propio del documento. La fecha y lugar de toma se refieren también a la imagen matriz, y no al documento físico que estamos catalogando, que puede ser una copia o reproducción posterior. Si no conocemos la fecha exacta, pondremos la fecha aproximada o probable. Si no conocemos el lugar de toma de la imagen, ni de forma aproximada o probable, lo haremos constar en el catálogo especificando "s.l.". Haremos constar también el fondo o colección a que pertenece la fotografía.

Además de estos datos de mención obligada, podemos incluir información sobre los siguientes aspectos: tipo de documento, soporte, formato (alto x ancho), cromia (presencia o ausencia de color), técnica o procedimiento fotográfico, intervenciones de origen (virados, iluminaciones, máscaras, retoques...), estado de conservación (especialmente cuando interfiere en su uso), unidad documental catalogada (simple o compuesta, y número de fotografías que incluye), si se trata de un original o copia, referencias anteriores de la fotografía (anotaciones del autor en la fotografía, sobres, cajas, listados...), otras personas o entidades que hayan colaborado en la realización del documento (impresores, editores, fotógrafos autores de la copia, etc.), difusión de la imagen (en prensa, exposiciones, publicaciones), condiciones de uso (según los derechos de explotación acordados), e intervenciones de preservación o restauración realizadas por nuestra entidad.

Para la especificación de algunos datos, conviene disponer de un listado o léxico elaborado previamente para evitar ambigüedades, sinonímias o incorrecciones, y facilitar el trabajo del catalogador. Sería el caso de los datos relativos al tipo de documento, formatos específicos en que se quiera mencionar el nombre por el que son conocidos (tarjetas postales, panorámicas...), técnica o procedimiento fotográfico utilizado, intervenciones de origen, y estado de conservación (tipos y grado de deterioro).

La catalogación debe estar soportada por un software que facilite y agilice la introducción de datos, y que permita el uso y recuperación de toda la información entrada; permitiendo al mismo tiempo la adopción de pautas de catalogación estandarizadas. Debe ser amigable y fácil de usar, igual en la introducción de datos que en la consulta y recuperación de la información. Debe contar con ayudas como: campos flexibles, con opción a obligatoriedad, repetitividad, validación, máscaras..., distintas pantallas de trabajo; listas de consulta y validación de datos; multiplicidad y flexibilidad en la edición de resultados por pantalla, impresora o en línea. Distintos niveles de acceso y protección: contraseñas según el tipo de usuario, protecciones a la entrada, modificación y eliminación de datos, protección a la consulta de determinados campos... Debe contemplar la consulta en línea y, por último, debe preveer la migración de datos a otros programarios, bases de datos o catálogos.

5.3. La indexación: el contenido temático de las imágenes

Reflejar con palabras el contenido de una imagen, de forma concisa y objetiva, es una tarea difícil. No existen reglas exactas para conseguir una corrección indiscutible; pero sí hay una serie de pautas que facilitan el entendimiento entre lo que la fotografía muestra, lo que el catalogador ve y lo que expresa, y lo que el usuario solicita y lo que realmente busca.

La primera dificultad es traducir en palabras lo que el fotógrafo transmite con imágenes. Pensamos con palabras e interactuamos con el ordenador a través de iconos u órdenes que son conceptos definidos en nuestra mente con palabras. Los nuevos avances en localización automática de imágenes por similitud icónica, cromática o lumínica son una buena ayuda para acotar búsquedas; pero en la mayoría de solicitudes de los usuarios la manera más rápida y exacta de expresar la búsqueda es hacerlo con palabras.

El siguiente problema es qué palabras usar: nuestro idioma es muy rico en matices, pero también en sinonimias, metáforas, modismos y otras figuras lingüísticas que provocan confusión cuando las utilizan distintas personas, o en diferentes entornos. Por ello utilizaremos un vocabulario controlado donde cada término aceptado exprese sólo un significado; y donde cada concepto tenga su término correspondiente. Si a ello añadimos una estructura interna jerárquica y asociativa que relacione los términos entre sí, habremos reflejado con lógica los conceptos que expresan nuestro conocimiento respecto de un ámbito temático concreto o general. Incluiremos, para optimizar su utilización, los términos no aceptados previsiblemente más usados, con una referencia al término aceptado correspondiente. Y especificaremos en cada término, los conceptos asociados que puedan ayudarnos a acotar o definir la búsqueda. Este conjunto controlado y definido a priori de palabras es lo que se conoce por un tesauro, y es el instrumento que mejor nos ayuda en la definición del contenido de una imagen, para su recuperación mediante la consulta del catálogo.

Pero como cualquier instrumento, no es la solución por sí mismo. El catalogador deberá tener en cuenta otros factores que pueden distorsionar la exacta correspondencia entre lo que se ve en una imagen y lo que los descriptores asignados expresan. Es necesario conocer el tipo de fondo con que trabajamos, así como los objetivos de nuestra entidad y la relación entre la cantidad de documentos y los contenidos reflejados en ellos (la repetitividad o no de los contenidos, y la especialización o generalidad del ámbito temático del fondo) así como el perfil de usuario previsible.

La mayoría de fotografías, además de su contenido icónico (los objetos, personas o elementos representados) poseen también un contenido simbólico que es igual o más importante. Especialmente en la fotografía documental, el fotoperiodismo o cualquier reproducción de actos, actividades, o las consecuencias que de ellos se derivan. El contenido simbólico debe deducirse o interpretarse con la ayuda de los datos disponibles del documento (fecha, autor, lugar de la toma...) y los conocimientos del catalogador. De ello se deducirán momentos históricos o propios de un colectivo (manifestaciones, festividades, ferias, bodas, entierros, homenajes, actividades como la siega, la vendimia, inundaciones, etc.) que deberán especificarse en el catálogo de manera uniforme. Deberá acordarse con qué grado de exhaustividad se analizan las fotografías, estableciendo el objeto principal y descartando los elementos secundarios que por su repetitividad o poca representatividad sean obviables.

Debe tenerse en cuenta el contexto de la imagen: tipo de documento que la soporta (procedimiento fotográfico), su fecha, autor; el entorno histórico, geográfico, social y cultural en que se genera; así como la rareza o no de la imagen reproducida. Debemos procurar en todo momento ser objetivos e imparciales, tratar de igual manera y con igual profundidad todas las fotografías -según los objetivos de nuestra entidad-; no emplear más descriptores de los necesarios, pero no omitir ninguno que sea preciso. La mayoría de consultas de los usuarios se refieren al contenido de las fotografías; por tanto, la correcta indexación será el proceso que determinará el éxito en la satisfacción de sus demandas, garantizando la máxima rentabilidad de nuestros fondos.

No obstante, el control del vocabulario y el uso de descriptores no excluye la posibilidad de disponer de un campo o espacio en el catálogo donde expresar de forma resumida y en lenguaje natural aspectos de la fotografía que no se recojen en los descriptores pero que consideramos útiles para el usario. Por citar algunos ejemplos: transcripción de textos que aparecen en la imagen, informaciones facilitadas por personas o bibliografía consultada -uso de los edificios reproducidos, identificación de actividades u objetos reproducidos, etc.-, datos que por su especificidad no se recojen en los descriptores, como el nombre de calles o plazas, de edificios, etc. O cualquier otra información obtenida que nos pueda ayudar a comprender o contextualizar la imagen.

5.4. El control de autoridades para personas, organismos y lugares

Así como utilizamos un vocabulario controlado para expresar los objetos y conceptos comunes reproducidos en la fotografía, de igual manera actuaremos para referirnos a las personas, entidades y lugares reproducidos. En el caso de los topónimos, debemos acordar cuál es la unidad menor expresada: país, región, municipio, barrio, calle... según los objetivos de nuestra entidad. Acordando qué otros topónimos expresaremos: accidentes geográficos como montañas, ríos, lagos, islas, etc.

En el caso de personas y organismos, referiremos el nombre propio de las personas y organismos reproducidos e identificados, así como aquellos que constituyen un descriptor de referente: monumentos conmemorativos, homenajes, bodas, entierros u otros actos referentes a una persona o entidad, así como obras de arte de un determinado autor, objetos pertenecientes a una persona, actos promovidos por una entidad, personas vinculadas a una entidad, etc. Cabe aquí mencionar también edificios singulares, congresos, ferias, festivales, concursos, empresas...; así como otros tipos de corporaciones y organismos, ateniéndonos a lo que se especifique en la normativa utilizada por nuestra entidad.

En el caso de personas, organimos o lugares que han variado su nombre, haremos constar de forma preferente -siempre que se conozca- el nombre en el momento en que se tomó la fotografía; creando una referencia entre el nombre actual y la forma obsoleta. De igual manera obraremos en el caso de varias denominaciones simultáneas, en que sólo utilizaremos una forma en el catálogo, creando referencias de las formas no aceptadas. Añadiremos informaciones adicionales en los casos que se crea conveniente: fechas de nacimiento y muerte para personas u organismos, mención de la función (fotógrafo, pintor, arquitecto, empresa, academia...), etc.

Para un correcto mantenimiento del vocabulario utilizado, debe ejercerse un control de autoridades donde se especifique las formas aceptadas para la denominación de personas, organismos y topónimos, su definición y acotación (cronológica y geográfica) y su relación con otras formas anteriores o posteriores. Especificar las denominaciones descartadas -por ambigüedad, sinonímia...- y su correspondiente descriptor o denominación aceptada. En este caso, el vocabulario controlado utilizado puede tomar forma de tesauro, o según su extensión y complejidad, limitarse a un listado alfabético sin estructura jerárquica implícita.

5.5. La aplicación de normas estandarizadas

La utilización de unas normas estandarizadas de catalogación, nos facilitará el trabajo como profesionales y nos dará homogeneidad y coherencia en los datos incluídos en el catálogo. A los usuarios les proporcionará unos mecanismos de recuperación de la información uniformes y únicos que facilitan la comprensión y agilizan la consulta.

Los catálogos colectivos, la consulta de recursos en Internet, el intercambio y cooperación con otras entidades, justifican la utilización de unas normas estandarizadas de catalogación que no supongan una barrera más adelante para la cooperación o intercambio de datos con otras entidades, o para la inclusión en catálogos colectivos.

La utilización de normas estandarizadas de catalogación nos permite un acuerdo y una unificación en los siguientes aspectos:

Unificación de los datos a incluír en el catálogo. Cada centro deberá encontrar un equilibrio entre los recursos disponibles, el fondo a procesar y el nivel de profundidad en la descripción escogido; teniendo en cuenta asímismo los datos que consideremos imprescindibles según las características de nuestro fondo.
Unificación de las fuentes de información de donde extraemos los datos. En la catalogación de fotografías, habitualmente, nos encontramos con documentos que transmiten información sobre un tema, pero que no nos dan información del documento propiamente dicho (quién lo ha hecho, cuándo, dónde, etc.). Un ejemplo serían los negativos fotográficos antiguos o modernos, que raramente incluyen el nombre del fotógrafo, la fecha ni el lugar de toma de la imagen, datos todos ellos que son considerados de mención obligatoria en el catálogo. En estos casos el catalogador tiene que obtener esta información de otras fuentes que a veces son fidedignas y otras veces poco más que probables, supuestas o aproximadas. Para evitar ambigüedades y, sobretodo, para poder saber la fiabilidad de los datos que se proporcionan, las normas utilizadas deben establecer las fuentes de información que son consideradas lícitas para extraer los datos que haremos constar en el catálogo; y como distinguir y reseñar la información extraída de otras fuentes (bibliografía, investigación histórica, fuentes orales, etc.).
Unificación en la forma de expresión de los datos en el catálogo. Se especifica en qué orden e idioma, grado de concreción, forma, etc., se tienen que hacer constar estos datos; si se pueden omitir o son considerados de mención obligatoria; cómo dar noticia de informaciones aproximadas o dudosas, cómo especificar de dónde se ha extraído la información facilitada, etc. De esta forma, conseguimos mantener la coherencia del catálogo y facilitamos el trabajo de catalogación por parte de diversos catalogadores que trabajen simultáneamente o bien en distintos períodos cronológicos.

A pesar de que todavía hoy en día no hay un uso generalizado de normas estandarizadas para la catalogación de fotografías, sí se refleja esta inquietud en la mayoría de entidades; y muchos centros han elegido ya preferentemente las Reglas de Catalogación Angloamericanas (AACR2R) o, en el ámbito archivístico, han adaptado el estándar ISAD(G).

Como ya hemos dicho, cada día más los usuarios quieren acceder al fondo para localizar fotografías concretas, y la herramienta que mejor les permite la recuperación de la información que buscan es el catálogo. Por esta razón, creemos que el estándar que más se ajusta a las necesidades del usuario y de la entidad, son las AACR2R que toman como base la unidad documental.

Las entidades que utilizan estas normas, han encontrado una buena adaptabilidad para catalogar tanto unidades documentales simples como compuestas; que les permiten también catalogar otros soportes documentales (textuales, gráficos o informáticos). Su amplia implementación en Europa y sobretodo en América (EEUU y Canadá) facilita también el intercambio, cooperación y consulta de los datos.

Y entrando en el contexto telemático, cada día más cotidiano, no podemos dejar de lado el debate sobre el uso de metadatos para intentar facilitar y dar fiabilidad a la información que se recupera en Internet. Si bien es una cuestión sobre la que no hay un acuerdo mayoritario -muy difícil por la esencia misma de la red- vale la pena estar atentos a la evolución de las distintas iniciativas que nos afectan en nuestro ámbito documental, como puede ser el modelo de descripción Dublin-Core.

6. La digitalización de la imagen

6.1. Qué es una imagen digital y cómo se obtiene

Para captar una imagen en formato digital (original fotográfico digital) se precisa de dos componentes: el CCD (Charge Coupled Device) que es sensible a la luz y traduce la información lumínica que recibe en señal eléctrica; y el ADC (Analog Digital Converter) que convierte esta señal eléctrica en bytes, es decir, la convierte en información digital. Estos dos dispositivos presentes tanto en los escáneres como en las cámaras digitales, son los que convierten una imagen real en imagen digital. Además, precisan de un dispositivo que permita almacenar la información captada, y un software para traspasarla a un ordenador donde las imágenes pueden ser tratadas y guardadas.

La calidad de una imagen digital se mide en píxeles por pulgada (ppi). Un píxel es la parte más pequeña e indivisible de la imagen captada. Cuantos más píxeles por pulgada tenga una imagen, más información de la imagen real ha captado; diremos que la imagen digital tiene más resolución y, por tanto, más calidad. Esta resolución o calidad depende en primer término del número de píxeles por pulgada que puede captar el CCD. A mayor resolución o calidad, mayor cantidad de información y ficheros más grandes que necesitarán más espacio de almacenamiento.

Otro valor que determina la calidad de una imagen captada, es la profundidad de color, también llamada profundidad de píxel de una imagen. Cada píxel almacena un número de bits distinto, cuanto más bits tenga un píxel más variedad cromática puede registrar y la imagen final tendrá una mayor fidelidad en el color respecto a la imagen original. Estos dos valores (píxeles por pulgada y profundidad de píxel) determinan la calidad inicial de la imagen captada. Pero esta calidad no es definitiva, ya que puede variar en el proceso de tratamiento y edición (software, ficheros de almacenamiento, monitor e impresoras).

Como ya hemos dicho, la imagen captada es trasladada al ordenador para tratarla y almacenarla. Para ello utilizaremos un software de procesamiento de imágenes. Dependiendo del programa utilizado y de cómo se trate la imagen, variaremos su calidad y exactitud. La correcta calibración del monitor nos permitirá una exacta correspondencia entre la información que vemos y la que realmente tenemos y estamos modificando. Aunque no sea nuestro propósito retocar las fotografías, sí que es necesario muchas veces ajustar los valores de brillo y contraste. El hecho de comprimir la información con la que estamos trabajando implicará variar la calidad o resolución de la imagen captada inicialmente.

Una vez tenemos la imagen en el ordenador, ya tratada para ajustar sus valores y que se correspondan con los de la imagen inicial, debemos guardar el fichero que la contiene con un formato específico, de manera que en cualquier momento se pueda recuperar y volver a convertir esta información en imagen. Se conoce como formato de fichero la manera en que se ha codificado la información, básicamente para que ocupe menos espacio. Ello implica un proceso de compresión con mayor o menor pérdida de información dependiendo del método utilizado y sobre todo del tamaño final del fichero. Cuanto más grande es un fichero y más espacio ocupa, más calidad conserva la imagen -respecto a la calidad inicial-, pero menos manejabilidad tiene. Se aconseja utilizar formatos estàndar para garantizar su legibilidad a través de otros softwares, facilitando también la migración de información cuando el sistema utilizado quede obsoleto.

Puesto que la información perdida en un proceso de compresión no se puede recuperar (aunque en la apariencia de la imagen no se evidencie), es imprescindible valorar a priori que formato utilizaremos. La decisión depende del uso que se quiera dar a la imagen digitalizada: obtener un segundo original de archivo; disponer de una imagen con calidad suficiente para facilitar reproducciones para exposición e imprenta; o bien disponer de una imagen de consulta que agilice y facilite la recuperación de la información y evite el manejo contínuo de los originales fotográficos.

Cada objetivo tiene unas necesidades de calidad de la imagen distintas, así como diferentes exigencias en la rapidez de transmisión y consulta de las imágenes requeridas. En cada caso se optará por un formato distinto: formatos que no comprimen en absoluto la información; formatos con poca pérdida de información en la compresión -el más aceptado es el Tiff- aptos para obtener reproducciones de calidad. Y por último, formatos de compresión con pérdida de información, no aptos para reproducciones de gran calidad pero con valores muy aceptables en imágenes de consulta, con un tamaño muy reducido que garantiza la rapidez en la consulta y la agilidad en el almacenamiento y acceso a grandes cantidades de imágenes; citaremos el formato JPEG como el más aceptado por su equilibrio entre la información guardada y el poco espacio requerido.

Y para acabar con el circuito de una imagen digital, desde que es captada hasta que la volvemos a requerir y consultar como imagen, hablaremos de la calidad de la imagen final valorando los dispositivos de salida: monitores e impresoras. Hemos visto que la calidad de una imagen digital se puede determinar y variar en el proceso de captación -CCD-, traspaso y tratamiento a un ordenador -software- y almacenamiento -formato de fichero-. Podemos volver a variar su calidad, siempre a la baja, en el momento de recuperarla dependiendo del monitor en que la visualicemos. La calidad o resolución de un monitor se mide en píxeles por pulgada (ppi) o puntos por pulgada (dpi). En este caso, no variaríamos la calidad de la imagen como fichero, sino sólo en la aplicación momentánea de la visualización.

Si optamos por recuperar la imagen imprimiéndola, deberemos tener en cuenta la calidad o resolución de la impresora, que viene expresada en puntos por pulgada (ppp). Hoy en día es posible también recuperar una imagen digital en laboratorios especializados convirtiendo la información digital en información lumínica que nos permita impresionar una superficie fotosensible y obtener una imagen final a través de un proceso fotográfico, y que por tanto puede ser considerada una fotografía en todos sus aspectos.

6.2. Objetivos de la digitalización

Digitalizar imágenes responde a los dos objetivos principales de cualquier fondo fotográfico: la conservación y la difusión. La digitalización de imágenes no supone un beneficio por sí sola. Sólo aportará valor al archivo si se corresponde con los objetivos de la entidad y como parte de los procesos del circuito documental.

Crear una fondo digital sostenible implica mucho más que escanear las fotografías. La selección de las imágenes y la exigencia de calidad en la captura vendrán determinadas por los objetivos del proyecto de digitalización. Asímismo, para el mantenimiento a largo plazo del fondo digitalizado es importante seguir normas estandarizadas en la catalogación y en el formato de los ficheros, así como el uso de metadatos para las imágenes hospedadas en línea. Cualquier proyecto de digitalización debe ser contemplado desde la globalidad de procesos y objetivos que afectan al fondo fotográfico, y por tanto debe ser planificado y consensuado por los distintos profesionales de la entidad: especialistas en fotografía, informática, gestión documental y los gestores de la entidad.

6.3. Digitalizar para conservar

La digitalización con fines de conservación, con el objetivo de obtener segundos originales, es una opción difícil y muy costosa. La captura de la imagen debe realizarse con aparatos sofisticados que garanticen la suficiente calidad para que no haya pérdida de información. El software con que llevemos a cabo la captura y almacenamiento debe estar perfectamente calibrado. Tendremos que decidir hasta qué punto somos fieles al estado actual de la fotografía; si es lícito eliminar las señales causadas por el envejecimiento y deterioro de los documentos. En todo caso, el fichero debe incluir la imagen del documento en su estado actual, en el caso de que se ofrezca una imagen digitalmente restaurada o retocada.

Asímismo, la captura de la imagen deberá tener en cuenta el ajuste de distintos parámetros (luz, brillo...) al igual que el fotógrafo trabaja en el laboratorio para obtener copias positivas de calidad que reflejen lo que en su día el autor reprodujo en el negativo. Este proceso es laborioso, y en absoluto mecánico, si pretendemos la obtención de un duplicado correcto y que permita sustituir al original de autor en la obtención de reproducciones. Para un correcto control de calidad y autenticidad, es necesario documentar el proceso de captura e indicar la relación exacta entre la imagen digital y el original fotográfico.

Tendremos en cuenta en todo momento la correcta manipulación de los originales y evitaremos procesos dañinos: exposiciones excesivamente largas que supongan temperaturas altas o luces intensas, contando con el asesoramiento del especialista en fotografía, sobretodo para los procesos antiguos o procesos de color altamente inestables.

Deberemos almacenar el fichero resultante en formatos sin compresión, o con compresión sin pérdidas; lo cual nos dará ficheros grandes que ocupan mucho espacio, que son poco manejables y que necesitan de equipos potentes para su gestión. Por todo lo dicho, la obtención del duplicado digital representa un coste y un tiempo de obtención que obliga a la selección del material a duplicar. Priorizaremos la obtención de duplicados de aquellos originales que por sus características o estado de conservación se hallen tan deteriorados que no puedan ser utilizados en la consulta, o que peligre su integridad. Seleccionaremos también el material a digitalizar, ateniéndonos a los objetivos de la entidad para valorar el interés de las fotografías. Si pretendemos utilizar las imágenes digitalizadas para la consulta, preveeremos la obtención de ficheros de distintas resoluciones y añadiremos los criterios de selección propios de los procesos de difusión de la entidad.

Una vez obtenidos los duplicados digitales de conservación debemos asegurar su conservación y usabilidad. Ante un panorama tecnológico tan cambiante debemos preveer la caducidad de los formatos utilizados así como del software y hardware necesarios para recuperar la información. Esto es, preveer la migración de datos y la renovación del equipo y programario necesarios para su manipulación y consulta, ya que no podemos olvidar que un duplicado digital no es una fotografía por sí solo, sino que necesita de un complicado sistema y equipamientos para convertirse en imagen.

Por último, los costes y recursos necesarios para la selección, captura, almacenaje y recuperación de los duplicados digitales, tampoco deben obviar la necesidad de conservar el original de autor. Debemos añadir el coste paralelo de la conservación de originales en sobres, fundas y contenedores idóneos a tal fin, y preferiblemente en depósitos en que haya un control de las condiciones medioambientales.

Todas estas condiciones, de las que resaltaremos los elevados costes para la obtención de unos duplicados costosos de conservar y dependientes de un equipo -hardware y software- muy cambiante, deben prevenirnos de iniciar proyectos de este tipo si no contamos con las necesarias garantías. El mayor beneficio que la digitalización aporta para la conservación de originales fotográficos es la obtención de imágenes de consulta que eviten la innecesaria manipulación de originales. Se estima que del total de imágenes consultadas, sólo un 1% o 2% son requeridas para usos posteriores de exposición, publicación, etc. que precisan de mayor calidad. Disponer de imágenes de consulta digitales supone evitar esta manipulación de originales que es, no lo olvidemos, la principal causa de daños y deterioros en las fotografías.

6.4. La digitalización como parte de la difusión

Así como la digitalización con fines de conservación cuenta con muchos inconvenientes, especialmente en entidades sin grandes recursos, pasa lo contrario cuando nos planteamos digitalizar imágenes a baja resolución para su consulta y difusión. La versatilidad de la información digitalizada nos dará múltiples ventajas en el caso de las fotografías. Primeramente, prescindimos del original fotográfico, con lo cual evitamos su manipulación y deterioro. Una imagen digitalizada puede ser consultada simultáneamente por muchos usuarios, que además pueden hacerlo desde cualquier lugar y en cualquier momento, ampliando significativamente la accesibilidad del fondo.

Permite también el acceso simultáneo de imágenes que se hallan en distintos archivos y/o ciudades o países. La inclusión de imágenes mejora en mucho los catálogos referenciales que anteriormente sólo contaban con datos textuales, incluso cuando las imágenes incluídas son de muy baja resolución. Se hace innecesario el instrumental propio de la consulta de originales: guantes, mesas de luz, proyectores, etc. Se cuenta con ayudas automáticas e inmediatas para la consulta (lupa/zoom, visualización en mosaico) integradas en el programario de la base de datos.

Los originales negativos son visualizados automáticamente como positivos; así como los originales más pequeños (35 mm, 4x6, etc.) que se ven en tamaños más fáciles de "leer". Asímismo, se posibilita la consulta de imágenes que por su estado de conservación o fragilidad no permitirían una manipulación del documento original. Y también vale la pena añadir que la consulta de la copia digital evita la extracción de los originales del depósito y de sus contenedores cada vez que se quieren consultar, con el ahorro de tiempo que supone para el personal del archivo, que puede dedicarse a trabajos más cualificados.

Como inconvenientes, que aunque menores también los hay, citaremos la descontextualización que sufre la imagen digitalizada respecto a su soporte y formato original. Y por otra parte, en el caso de que las imágenes no sean todavía de dominio público, y que por tanto estén sujetas a derechos de explotación para su hospedaje en línea, puede limitar las posibilidades o rentabilidad de la digitalización en algunas entidades.

En general, en cualquier entidad es beneficioso disponer de las fotografías digitalizadas para facilitar el acceso y la consulta. Pero como ya hemos dicho anteriormente, digitalizar es un proceso muy costoso, y la mayor parte del trabajo es previo al escaneo. Debemos seleccionar las fotografías que digitalizaremos y con qué prioridad. Incluso aunque fuera posible digitalizar todo el fondo, probablemente el uso previsible de las imágenes no justifique los recursos que supone una digitalización masiva. Para llevar a cabo esta selección nos atendremos a los criterios generales establecidos por la entidad para los procesos documentales del fondo. Valoraremos básicamente los siguientes aspectos:

interés del fondo según los objetivos de la entidad: ámbito temático, geográfico, cronológico...
preservación del documento original: digitalizar lo que está en peor estado de conservación.
atender las demandas de los usuarios: digitalizar lo que más se consulta.
derechos de explotación a que estén sujetas las fotografías: las imágenes hospedadas en línea -a diferencia de la copia de consulta in situ- están sujetas a derechos de explotación según la legislación actual, incluso en el caso de entidades culturales.
formatos de los originales: facilidad o no en la digitalización y equipos necesarios.

Una vez seleccionadas las imágenes debemos digitalizarlas en las condiciones necesarias para no dañar el original. Consideraremos las ventajas e inconvenientes de externalizar este proceso: por un lado puede suponernos un ahorro en equipamientos, pero también implica un menor control sobre el original y su adecuada manipulación. Debemos decidir la calidad de la imagen que deseamos, es decir, la resolución en la captura y el formato con que guardamos los ficheros. Sin olvidar los programarios y hardware necesarios para su recuperación, consulta y difusión, teniendo en cuenta si será para un uso local o accesible en línea.

Paralelamente a la digitalización, es imprescindible documentar la imagen para hacerla accesible -catalogarla para otorgarle puntos de acceso- y dotarla de contenidos -indexación-. Una imagen no descrita es una imagen anónima y desconocida, virtualmente perdida e inexistente. En muchos casos, un proyecto de digitalización incluye imágenes que antes sólo estaban descritas a nivel de inventario o guías, con lo cual la catalogación de la pieza documental es una tarea añadida.

Especialmente en aquellos casos en que se prevea el hospedaje de imágenes en la red, conviene plantearnos el uso de metadatos, que identifiquen los ficheros independientemente de su inclusión en bases de datos. Además, en el caso de imágenes hospedadas en la red, la identificación y depuración de los datos son equiparables a la preparación de una publicación o la edición de un catálogo, no sólo por la calidad de la información ofrecida sino porque la consulta remota se hará sin la asistencia de documentalistas conocedores de nuestro fondo, que sí estan disponibles en la consulta presencial en la entidad. La información que incluímos con la imagen, así como las herramientas de recuperación de la información diseñadas tienen que suplir el personal especializado de que disponemos en nuestra entidad para atender las consultas.

Por último, volveremos a insistir en la necesidad de documentar todos los procesos llevados a cabo en la digitalización (no sólo como una herramienta para la autoevaluación de objetivos establecidos en la planificación) ya que nos será imprescindible para el futuro mantenimiento y conversión de los ficheros el saber cómo se han creado. Tener bien documentados todos los pasos seguidos será determinante para la usabilidad a largo plazo de las bases de datos y ficheros de imágenes creados.

No hemos comentado hasta ahora la opción de servir las imágenes con calidad para publicación, exposición, etc. en ficheros digitales que tengan la resolución suficiente. Es innegable las ventajas que supone como servicio que podemos efectuar en línea, de forma inmediata, a cualquier destino. Además, utilizando siempre el mismo máster, evitamos las sucesivas manipulaciones del original y sólo una vez efectuamos el trabajo de "laboratorio": ajustar contrastes, brillos, etc. (si bien la mayoría de entidades que no disponen de duplicados de alta calidad del fondo, no guardan los ficheros con gran resolución realizados sobre pedidos del usuario, sino que acuden al original del autor y lo digitalizan en cada pedido a la resolución solicitada por el usuario en cada caso). Las desventajas de esta opción son las mismas que en el caso de duplicados de conservación de los originales: digitalizaciones muy laboriosas y lentas, que exigen un especialista en fotografía e informática, y unos ficheros poco manejables por su tamaño.

En los casos en que la totalidad de fotografías de la entidad frente a los recursos disponibles para tratarlas obliga a descartar la digitalización a distintas resoluciones para la totalidad del fondo, deberemos valorar qué procedimientos rutinarios establecemos como norma de trabajo. Normalmente, la creación de ficheros de alta resolución para servir imágenes de calidad en línea es una opción prioritaria en entidades comerciales, mientras que en entidades culturales se da más importancia a la accesibilidad del fondo y a facilitar la consulta, que no a mejorar las condiciones en que se sirven las copias o reproducciones solicitadas.

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