Las Intranets como herramienta documental para la prensa escrita

Autores: Jorge Caldera Serrano (Universidad de Extremadura) y Alicia García de León (Universidad de la República, Uruguay)

Citación recomendada: Jorge Caldera Serrano & Alicia García de León. Las Intranets como herramienta documental para la prensa escrita [en linea]. "Hipertext.net", núm. 2, 2004. <http://www.hipertext.net>

  1. Introducción
  2. Concepto y justificación de la documentación periodística/informativa
  3. Características y funciones de la información/documentación periodística
    3.1. Dualidad en el origen de las fuentes
    3.2. Rápido crecimiento de la cantidad de información en los medios de comunicación
    3.3. Obsolescencia de la información
    3.4. Rapidez de respuesta
    3.5. Dicotomía texto-imagen
    3.6. Diversidad de usuarios
  4. ¿De qué hablamos cuando hablamos de intranet?
    4.1. Intranets y extranets
    4.2. ¿Qué brindan las intranets?
    4.3. Ventajas de una intranet
  5. Estrategia para la creación de una intranet: la auditoría de información
    5.1. Intranets, necesidades de información, medios de prensa
    5.2. Contenidos de una Intranet en un medio de prensa
  6. Conclusiones
  7. Bibliografía
  8. Notas

1. Introducción

La gestión de información en las organizaciones es una realidad potenciada por diferentes corrientes conceptuales como el Information Management System , según la cual la información es un activo empresarial a la altura de los recursos humanos y los recursos económicos, ya que controla, contempla y alimenta los recursos intelectuales.

Hemos asistido al tránsito de la sociedad industrial, basada en la producción y la distribución de bienes hacia una sociedad postindustrial, basada en el valor del conocimiento y la información como sostén de los procesos.

Esa sociedad, que surge de la convergencia de nuevas tecnologías para la generación, el registro, el procesamiento y la recuperación de la información, con los nuevos soportes, recursos para el almacenamiento y medios para su transmisión se denomina Sociedad de la Información.

Sin duda alguna, la gestión documental es clave en los medios de comunicación escritos (prensa escrita). Estos han integrado sus servicios documentales en el marco de la producción de sus periódicos, siendo esenciales para la labor cotidiana de los periodistas.

La creación e implementación de los servicios documentales tienen un único fin: dar servicios a los periodistas del medio. Esto ha de quedar claro, ya que determina los servicios y los productos documentales a brindar. Se trata de herramientas útiles, ágiles y válidas para estos usuarios. No tendría ningún sentido una herramienta documental que no responda a las necesidades de los periodistas, aunque pueda solucionar los requerimientos planteados por los documentalistas.

El documentalista es un servidor e intermediario entre la información y los periodistas, por lo que dicha intermediación deberá adaptarse atendiendo a la casuística documental y a la tipología de usuarios.

En el marco de la Sociedad de la Información, con un inevitable e imparable proceso de evolución tecnológica y documental, encontramos una serie de posibilidades ágiles y útiles de ofrecer la información a los usuarios en el menor tiempo posible con un alto nivel de rentabilidad económica e intelectual. Las Intranets corporativas se están convirtiendo, y así deber ser, en las principales herramientas que aglutinen las fuentes internas y externas que deben interrogar los periodistas para conseguir valorar, contextualizar y verificar la información que posteriormente ofrecerán a los lectores.

Parece obvio el cambio de roles tanto de los usuarios como de los profesionales de la gestión de la información, ya que el documentalista deja de ser un intermediario directo, si con ello nos referimos al contacto personal entre usuario - documentalista. Pero dicha afirmación no es del todo cierta, si bien el contacto con el usuario se modifica, no desaparece.

La entrevista de referencia, siempre presente, se materializa a través del direccionamiento que el documentalista hace al profesional de la comunicación por medio de la Intranet, ofreciendo así servicios rápidos y útiles, con garantías de éxito, en las que podrán encontrar aquello que necesitan para el desarrollo normal de su profesión. Siempre quedará la posibilidad del contacto con el personal del servicio de documentación para aquellos casos en los que las necesidades documentales sean nuevas, complejas o en los que el usuario tenga un patente desconocimiento de las posibilidades de la Intranet.

A partir de las nuevas herramientas documentales, las demandas de los periodistas han evolucionado. Inicialmente, tan sólo se requería información del propio periódico (textual y fotoperiodística) mientras que ahora, una vez que han conocido la existencia de un gran número de fuentes de información, los requerimientos son mucho mayores. Así mismo la existenc ia de múltiples fuentes, dada las facilidades de edición y puesta en línea no garantiza calidad, rigor o actualización y es allí donde el documentalista tiene una nueva misión: seleccionar, reunir y presentar, si es posible con valor agregado, la herramienta ideal para esta "presentación": Una Intranet.

La procedencia de la información, así como las fuentes, hace necesario la reconversión a formato digital de la mayor parte de la información con la que se trabaja en estos medios de comunicación. La gestión de la información interna consiste en la digitalización tanto del material textual como del soporte fotográfico, mientras que las fuentes externas son, normalmente, adquiridas en formato electrónico o fácilmente convertible. Por lo tanto, y para una mejor adaptación a las Intranet, será necesario la reconversión de todos los formatos a digital para que así sea posible su conversión en nuestro portal informativo.

2. Concepto y justificación de la documentación periodística/informativa

López Yepes y Ros García [1] definen el concepto de Documentación Periodística como la parte de la documentación informativa que estudia el proceso de transmisión de las fuentes para la obtención de nuevo conocimiento que sea de utilidad para la investigación periodística, refiriéndose tanto a la documentación en medios impresos, sonoros como audiovisuales. Fuente i Pujol resumen la definición de Roberto Coll Vinent sobre documentación periodística señalando un nuevo aspecto cuando señala que se refiere a " los métodos y las técnicas ordenados a centralizar las informaciones difundidas por los medios, a clasificarlas y analizarlas, y a crear los soportes adecuados para su ulterior recuperación" [2].

Galdón define la Documentación Periodística como una especialización de la Documentación Informativa, sólo aplicable a la realización del trabajo de empresas informativas [3]. Luís Codina incorpora un nuevo factor, ya que para este autor la documentación periodística es útil y válida para trabajar con información de actualidad, además de definirla como el conjunto de métodos y técnicas documentales que se aplican en los centros de documentación periodísticos para ofrecer la información a los usuarios finales. El profesor José López Yepes se refiere como aquella parte de la Documentación que se ocupa del estudio de proceso de transmisión de fuentes en el ámbito de la comunicación social y en el de las empresas periodísticas [4] , siendo en el periodismo explicativo dónde la documentación tiene una mayor importancia ya que ofrece los elementos valorativos, los diferentes antecedentes de la noticia además de conservar todas las prospecciones posibles sobre el tema [5].

Antonio Hernández Pérez [6] define, desde un punto de vista ontológico, a la documentación periodística como la parte de la documentación que se encarga de valorar y seleccionar la información de actualidad que tiene una vida efímera, organizar y analizar la información obtenida y difundir los mensajes documentales con una doble finalidad: mejorar la aprehensión por parte de los periodistas y la elaboración de mensajes documentales de naturaleza parecida.

En definitiva, ya sea documentación periodística o documentación informativa parece inevitable que los autores se centren en el periodismo impreso aunque parte de dichas definiciones sean absolutamente abiertas.

La gestión documental en los procesos de producción periodísticos vendrá por la aplicación de la Documentación al proceso periodístico, especialmente al proceso informativo documental, se justifica por las siguientes causas [7] :

• Causas científicas u objetivas: Búsqueda de la contextualización necesaria para las noticias.

• Causas ético-jurídicas: El periodista ha de intentar conseguir y ofrecer exclusivamente la verdad.

Hernández Pérez [8] completa la anterior justificación con tres conceptos que denomina inherentes a la información de actualidad por lo cual se justifica plenamente su utilización en el proceso informativo periodístico:

• Tiempo. Toda documentación utilizada para la contextualización de una información proporciona una dimensión diacrónica necesaria para el conocimiento completo y complejo de cualquier noticia.

• Novedad. Se justifica el uso de la documentación desde el momento en que el receptor necesita conocer el universo de dicha noticia para poder decidir si la información es novedosa o, por el contrario, ha perdido esta cualidad.

• Interés general. La documentación ofrece a la información emitida por el medio una dimensión "diacrónica-circundante" que permite determinar su interés.

Los medios de comunicación social, en el marco de sus actividades, producen y reciben gran cantidad de información y documentación, que hace necesaria la gestión documental por parte de la empresa periodística.

3. Características y funciones de la información/documentación periodística

Fuentes y Conesa [9] atribuyen seis características que definen e identifican a la documentación periodística:

3.1. Dualidad en el origen de las fuentes

Las fuentes que utilizan los diferentes medios de comunicación masiva no se centran tan sólo en el análisis y reutilización del material elaborado por la propia empresa sino que también se trabaja con fuentes externas de gran utilidad y validez, al ser imposible llegar a todos los lugares y controlar todos los hechos potencialmente noticiosos. Con ello se quiere señalar que, evidentemente, el grueso del trabajo en los servicios de documentación vendrá marcado por la información generada por el propio personal de la empresa, aunque no se debe olvidar la necesidad de gestionar, controlar y conocer aquellas fuentes externas que ofrecen información a estos medios. Agencias de intercambios, agencias nacionales e internacionales de información, agencias gráficas, otros medios de comunicación... son herramientas externas útiles para el conocimiento de la realidad que pueden convertirse en producto mediático.

3.2. Rápido crecimiento de la cantidad de información en los medios de comunicación

La actividad cotidiana de nuestra sociedad no se interrumpe. Política, sociedad, cultura, ciencia, sucesos, deportes... son parcelas en las cuales trabajan los medios de comunicación que están continuamente generando gran cantidad de información que se debe controlar y gestionar con criterios documentales.

Parece evidente lo complicado que resulta gobernar toda esta información absolutamente heterogénea, además de otros graves problemas que se les presenta a los departamentos de documentación como el del espacio, problemas muchas veces derivados de la falta de políticas claras de expurgo, que hace que el material se acumule teniendo que realizar grandes esfuerzos desde el punto de vista económico y de recursos humanos para el tratamiento del mismo. Dichas políticas deben determinarse por las necesidades reales de los usuarios y por un conocimiento exhaustivo de las diferentes fuentes y de la información que puede ofrecer el servicio de documentación. Con la proliferación de fuentes electrónicas, que crecen y acumulan, se han modificado los criterios de almacenamiento y expurgo.

3.3. Obsolescencia de la información

Aquellos departamentos documentales que ofrecen sus servicios a los distintos medios que manejan información de actualidad, se encuentran con que todos los esfuerzos que se realizan sobre el material son baldíos al observar que dicha información tiene una duración y utilización muy breve. Lo novedoso puede dejar de serlo a corto plazo. Este factor determina el ritmo y las formas de trabajo al mismo tiempo que en la información retrospectiva.

3.4. Rapidez de respuesta

El ritmo de trabajo de los medios de comunicación precisa una gran rapidez de respuesta a las demandas de los usuarios. No hay que olvidar la pertinencia y la exhaustividad, aunque estos aspectos pasan a un segundo plano ante las solicitudes de los usuarios, muchas veces un tanto incomprensibles por la precipitación a la hora de formular las consultas y otras por el desconocimiento de las posibilidades reales del servicio documental. Es inevitable el dialogo entre emisor (documentalista) y receptor (periodista), para "aclarar" todos los aspectos relacionados con la búsqueda solicitada.

3.5. Dicotomía texto-imagen

Un aspecto a tener en cuenta es la relación que debe existir entre el texto y las diferentes imágenes que lo acompañan. Este vínculo es especialmente importante en el caso de las televisiones y prensa. Imagen (en movimiento y fotográfica) y texto deben complementarse, configurando una unidad armónica y entendible. Desde el punto de vista de la gestión documental es necesario analizar independientemente cada elemento y, al mismo tiempo, la unión de ambas.

3.6. Diversidad de usuarios

La documentación periodística tiene su razón de ser en prestar servicios a los usuarios finales: los periodistas. A ellos deben adaptarse las diferentes herramientas documentales, de tal forma que el usuario encuentre lo que necesita y no aquello que el documentalista opine y estime normativo.

Pero a estos centros acuden diferentes usuarios. Hay que contar con la posibilidad de ofrecer información a empresas, organismos e instituciones públicas y privadas, profesores, investigadores y al público en general como los lectores, a los cuales será muy difícil valorar su potencialidad consultiva. Fuentes i Pujol [10] o Felix del Valle Gastaminza [11] revisan dichas funciones. Por su parte Delgado Soler [12] las aglutina y resume de la siguiente forma:

a)Función previsora o inspiradora. Hace que los diferentes servicios de documentación periodísticos estén constantemente alerta de lo que acontece. Han de servir para reflexionar sobre el pasado y sobre la evolución de los diferentes acontecimientos o hechos noticiosos. Igualmente, esta función señala la posibilidad de que sea el propio centro de documentación de estas empresas quién facilite al medio posibles noticias. Está obligado a controlar, a través de la agenda de previsiones, todos aquellos acontecimientos que pueden convertirse en noticia.

b)Función preparatoria. La documentación periodística facilita todos los datos para confeccionar la noticia independientemente de la naturaleza del medio. Por lo tanto, hay que valorar la información para que sirva de elemento contextualizador. Es necesario conocer las diferentes fuentes, tanto internas como externas, y evaluar la validez de las mismas.

c)Función crítico - verificadora. Cuenta con tres dimensiones diferentes. Fáctica: dar al usuario aspectos muy concretos de consultas concretas, una fecha, una cifra, etc. Crítica: autentificar la veracidad de la información. Semántica: relación entre la verdad informativa y el lenguaje para su comunicación.

d)Función completiva. La documentación periodística se utiliza para contextualizar la noticia, mediante antecedentes, personajes y hechos relacionados con la información que con posterioridad se va a comunicar en el medio.

e)Función lingüístico - clarificadora. Relación unívoca entre los significantes y los significados, presentados de manera clara, precisa y coherente con la ideología del medio y con los lectores a los que va dirigido, atendiendo "al decoro y pulcritud".

f)Función modélico - narrativa. Función por la cual se ofrece a los periodistas esquemas y modelos con expresiones claras y estructuras inteligibles, probadas con anterioridad en el proceso comunicativo.

g)Función informativa. Los medios tienen que ofrecer información documentada, contrastada y que aporte calidad. Esta función consistirá básicamente en dar respuesta a consultas temáticas, onomásticas, así como cronológicas y geográficas.

h)Función formativa. Toda información, y como consecuencia la documentación periodística, tiene por sí misma un valor formativo que será determinado por el propio usuario. La documentación ha de ofrecer a sus usuarios la posibilidad de formarse en aquellos aspectos y cuestiones que le son propios y suponen una base ética personal y, en muchos casos, empresarial. Esta función ayudará a una mejor interpretación y conocimiento de hechos futuros al poder identificar acontecimientos pasados debidamente contextualizados.

Aunque se estime que algunas de las funciones aportadas superan ampliamente no solo la potencialidad del centro de documentación sino las labores estrictamente documentales, se estima que es una clara formulación de las funciones con las que puede contar cualquier centro. Señalamos que "puede" ya que la realidad debe venir marcada y reflejada por los usuarios del servicio. Llevar a cabo una generalización de las necesidades de estos usuarios es, por principio, una osadía con un valor derivado de servir como guía y no como herramienta incuestionable.

A la vista de lo anteriormente mencionado podemos señalar las siguientes características de la información en los mass media :

• coincidencia episódica (la información es tratada por prácticamente la totalidad de los medios);

• redundancia cíclica (reiteración de la información periódicamente);

• efecto Mateo (las noticias más difundidas tienden a seguir siendo difundidas);

• multiplicidad de soportes, reiteración de información (la misma información procede de fuentes internas como externas);

• presentación del mensaje de forma fragmentada y secuencial;

• fenómeno de latencia de la información; preponderancia de documentos compuestos (texto más fotografías y/o esquemas, gráficos, etc.);

• estratificación de usuarios por temas y nivel de acceso;

• escasez de tiempo para ofrecer una información veraz y con garantía de audiencia.

Tipología informativa

En lo que se refiere a las demandas, muchas de ellas claramente aludidas tanto en los objetivos del centro como en las funciones, se ha identificar las necesidades generales y específicas de los medios de comunicación.

Solicitud de datos factuales sobre aspectos históricos, biográficos, estadísticos, científicos, literarios, etc. puede ser una de las fórmulas por la que los periodistas interrogan a los departamentos de documentación.

De todas maneras debe aclararse que las informaciones solicitadas nunca son hechos aislados sino que tienen relación con sus antecedentes y sus consecuentes, por lo que dichos datos factuales, como solicitudes generales, estarán relacionadas creando un entramado representativo de la información válida, necesaria y llevada a cabo por la sociedad en la cual está inmerso el medio de comunicación. Muchas veces se ha intentando descifrar que es noticia en el ámbito periodístico, y parece ser noticia periodística es, precisamente, aquella que interesan a los periodistas.

Por lo tanto, junto a solicitudes de datos puntuales, que podrán solucionarse por medio de obras de referencia, también se llevaran a cabo consultas genéricas sobre diferentes personajes, temas y lugares. Para ello se interrogará tanto fuentes internas que analizan la documentación que se posee en nuestro stock documental, y también fuentes externas de diferentes procedencia y de tipología dispar.

Las solicitudes se llevarán a cabo por medio de la interrogación de fuentes cerradas y fuentes dinámicas, realizando una distinción entre aquellas que cuentan con una implementación constante y aquellas que la consulta se lleva a cabo sobre un grupo informacional cerrado.

La información prolifera, concurre se superpone, lo que se traduce en una política de selección tanto del material generado por la propia empresa informativa como de aquellas fuentes externas a interrogar.

Junto con el material textual es imprescindible contar con herramientas de control de material fotoperiodístico, asociado tanto a las publicaciones con las que vienen inmersas como por separado (utilización fuera de contexto). El por qué de esta diferenciación viene motivada por la realidad de las solicitudes de los periodistas, los que pueden pedir por separado el material textual como fotográfico, por lo que la asincronía de los mensajes periodísticos no siempre está garantizada.

4. ¿De qué hablamos cuando hablamos de intranet?

Una Intranet es una aplicación de los estándares de Internet dentro de un ámbito restringido (puede ser una entidad o un grupo), que lleva los beneficios de la Red de Redes al interior de las organizaciones.

Greer [13] la define como: "una red informática privada que utiliza normas y protocolos de la Internet, para permitir a los miembros de una organización comunicarse y colaborar entre sí com mayor eficacia, aumentando la produtividad".

Atendiendo a un punto de vista funcional Pastor [14] sostiene: " es un sistema para la gestión de la información desarrollado principalmente sobre las potencialidades del mundo World Wide Web, y que es de acesso limitado a la instituición o empresa que la crea o a quien ella autorice".

Las Intranets están basadas en la filosofía de Internet. Intranet e Internet comparten los mismos componentes físicos y lógicos, ambas utilizan los protocolos de comunicación TCP/IP , el hipertexto, el modelo cliente/servidor del Web y las herramientas desarrolladas en esos marcos (correo electrónico, chats , listas de distribución, news groups, etc.).

Al adoptar las tecnologías de Internet dentro de la organización, los temas de incompatibilidad que surgen por la utilización de variedad de plataformas y softwares se superan.

La herramienta clave de la Intranet es la Web. Mientras que la Web está orientada a un grupo ilimitado, en una Intranet - a través de los navegadores comunes utilizados para la Web - la información es accesible a los miembros de un grupo o una organización.

Sostiene Steven Telleen [15] analista del Grupo GIGA de Santa Clara en California, quien acuño el término Intranet : " ...Cuando acuñé ese término en Amdahl Corp. en el verano del 94, tenía la connotación de una Web interna más que de un Internet interno".

4.1. Intranets y extranets

Hablamos de Extranet cuando personas o instituciones ajenas pueden acceder a parte de la Intranet de una organización. Básicamente, se accede previo acuerdo, a algunos documentos o herramientas. Un ejemplo es: servicios de información que comparten algunas fuentes, sean éstas desarrolladas en común o por uno de ellos.

El concepto de Extranet está vinculado al acceso y no a la fuente de la información que media. Así, una Intranet puede presentar junto a la información interna, acceso a recursos externos y una Extranet puede permitir solamente acceso a recursos internos de una entidad.

4.2. ¿Qué brindan las intranets?

Una Intranet es un ámbito lógico, que integra y estructura información. Se trata de un espacio privilegiado, donde se reúnen e integran recursos y herramientas de información. Presenta información mediada, estructurada y asistida. Ésta posee valor agregado dado por su misma estructuración, selección, textos de ayuda, mantenimiento y actualización.

El usuario puede acceder, en forma individual, a todo el conjunto de recursos informativos de la organización, y a recursos externos reunidos para sus fines, con un mínimo de costos, tiempo y esfuerzo.

Cabe destacar, que si bien la Intranet usa los mismos protocolos y herramientas que la Internet , esto no significa que reproduzca sus deficiencias en cuanto a la calidad de fuentes, organización y acceso, pues en las Intranets la gestión documental tiene un papel protagónico. En un escenario signado por la proliferación de fuentes y la disparidad de su calidad, que la información exista, no es garantía de que sea encontrada y mucho menos utilizada. El trabajo documental puede llevar a que la Intranet garantice tanto la calidad como la actualización, así como los caminos a ser recorridos.

Dado los distintos tipos de contenidos que son presentados en una paridad lógica, se trata de un lugar de coexistencia de fuentes de muy diverso tipo, origen, soporte y localización.

Permite también, que las distintas herramientas de Internet se utilicen desde esa misma interfaz. El usuario no solo podrá usar el correo electrónico, los servicios de news groups o las listas de distribución, podrá también encontrar una selección de esos recursos vinculados a cada temática.

Una Intranet actúa además, como una red de distribución información. Contempla, a través de un sistema de acceso por niveles y con claves, las posibilidades y restricciones que la propia organización determine.

4.3. Ventajas de una intranet

• Se trata de una solución sencilla, de bajo costo y fácilmente "transportable" de un ambiente físico a otro.

• Utiliza estándares internacionales de adopción generalizada.

• Es un ámbito que puede ser creado "a medida".

• Es una estructura dinámica, que puede partir de una forma simple, ir creciendo y adecuándose a los requerimientos de la organización.

• Permite ir haciendo prestaciones cada vez más específicas y personalizadas.

• Permite compartir recursos de información, encontrarlos y evitar duplicaciones innecesarias.

• Facilita la utilización de los recursos existentes en la organización y el acceso a información dinámica tanto interna como externa.

• Permite seleccionar las fuentes y darles valor agregado.

• La información dinámica y cambiante puede actualizarse más fácilmente que en otros medios.

• Brinda elementos para cuidar la actualización de esas mismas fuentes.

• Posibilita un uso más intenso y asistido de algunas herramientas.

• Trabaja a favor de la cohesión: todos los recursos de información considerados necesarios (tanto internos como externos) pueden ser presentados y son accesibles a partir de una única interfaz.

• Permite a través de herramientas como un mapa del sitio o un buscador interno, unificar la estructura y multiplicar los puntos de acceso a los distintos contenidos.

• Una interfaz amigable y ergonómica es un gran aporte en el auxilio y la formación de usuarios de información.

• Es en sí misma un ámbito apropiado para la formación de usuarios.

• Muchas acciones coadyuvan para garantizar su seguridad y confidencialidad (niveles de usuarios, claves de acceso).

• De manera indirecta, "obliga" a los profesionales de la información a investigar no solo la demanda (que podía conocer con anterioridad), sino el tipo de relacionamiento del usuario con las fuentes de información, y su capacidad de usar las herramientas de localización, comunicación y transferencia.

• También de manera indirecta, "obliga" a revisar y estructurar la información corporativa.

• Implica una "presencia constante" del profesional de la información junto a los usuarios.

• Establece un vínculo singular de los usuarios con el profesional de la información, y de los usuarios entre sí y con Internet.

• Provoca cambios profundos en la cultura corporativa de las empresas.

• Fortaleza la comunicación en las organizaciones y propicia la formación de grupos de trabajo.

5. Estrategia para la creación de una intranet: la auditoría de información

Sea cual sea su origen, volumen y calidad, para que la información impacte y aporte valor a una organización, es necesario que sea adecuada a sus objetivos, estructurada y actualizada. Es necesario también, que se pueda acceder fácilmente a ella y que una vez que se ha accedido, esté en condiciones de ser utilizada. Las Intranets , como otras herramientas, pueden ponerse al servicio de esa premisa. Será necesario establecer una estrategia para su creación. La estrategia debe sustentarse en una auditoria de información.

Una auditoria de información es un proceso de identificación de los recursos de información necesarios para cumplir con los objetivos de la organización. Implica también, determinar la forma en que esos recursos deben se reunidos y presentados, y el flujo de circulación real y potencial de esos recursos. Involucra también, el conocimiento de los productos de la organización y sus necesidades de circulación y difusión.

Determinados estos aspectos, se deberá planificar una estrategia para satisfacer esas necesidades y confrontar en forma constante las necesidades con las prestaciones.

5.1. Intranets, necesidades de información, medios de prensa

Los medios de prensa pueden beneficiarse con la creación y adopción de una Intranet. No solo en términos de contenido, sino en también en términos de contacto con la información.

Una Intranet puede brindar, no sólo la multiplicidad de contenidos que la demanda documental de un medio de prensa requiere, sino que puede también, desde un mismo ámbito virtual, brindarlos de la forma en que estos son demandados. Así, podrá suministrar, tanto acceso rápido y constante a documentos ya consolidados (por ejemplo: Acuerdos, Tratados, Leyes) como a información dinámica en perpetua actualización. O ayuda para utilizar una herramienta búsqueda, junto con una interfaz asistida para el acceso a una lista de discusión.

Se trata un espacio nuevo, una extensión del ámbito tradicional del centro de documentación, donde se pueden desarrollar las actividades de siempre y actividades diferentes de forma diferente. En ese sentido Fingerhut [16] considera el sitio Web de la biblioteca como un espacio, una extensión.

Históricamente, ha existido una constante falta de concordancia entre la idea que tienen los diseñadores de un sistema de información de prensa acerca de las necesidades de sus usuarios, y las expectativas reales de esos mismos usuarios.

El valor de una Intranet residirá más que en su diseño amigable o el volumen de información que presente, en la capacidad de satisfacer esas expectativas.

Como hemos visto, estructurar la información adecuada de la manera adecuada es tan importante como que la información exista. Para cumplir esta tarea, el profesional de la información establecerá un vínculo diferente con el usuario, donde deberá: conocer la demanda, las fuentes internas, las fuentes externas y los productos de la organización. Pero sobre todo, propiciar y asistir el contacto del usuario con esas mismas fuentes y las herramientas para su localización, utilización y transferencia.

El estudio de las necesidades informativas de los usuarios, no sólo ha de efectuarse en la auditoría de información que precede al diseño de la Intranet , debe ser una actividad constante.

De hecho la comunicación usuario de la Intranet - documentalista no se interrumpe y muchas investigaciones sostienen que incluso se potencia. Según Rozados [17] ".... Trabalhou-se com a perspectiva de que as redes, trazendo a possibilidade do acesso remoto, alterariam o comportamento do usuário: o decréscimo no número de usuários que freqüentavam fisicamente a biblioteca seria compensado pelo acréscimo dos que a acessariam pela rede. Acreditava-se que, com a implantação da intranet, esta tendência se fortaleceria. A pesquisa mostrou o fato inquestionável que o usuário remoto aumentou, entretanto, o usuário que costuma freqüentar as dependências físicas da biblioteca não diminuiu. Ao contrário, muitas vezes as dificuldades em lidar com as novas tecnologias o trouxeram com mais intensidade para dentro da biblioteca física"

Igualmente, para tomar contacto con el grado de satisfacción del usuario y sus necesidades, es muy importante tener presente la información que surge de la propia operativa (suministrada por el servidor), así como, la posibilidad de desarrollar herramientas específicamente para esos fines.

5.2. Contenidos de una Intranet en un medio de prensa

• Directorios internos o externos, contactos, guías telefónicas en línea;

• acceso en línea a fuentes referenciales, diccionarios, glosarios, guías, anuarios, enciclopedias, atlas;

• bases de datos del Centro de Documentación de la organización;

• bases de datos de otros servicios de información;

• acceso a herramientas de búsqueda de la Red.

• acceso bases de datos o buscadores de dominio público;

• acceso a directorios en línea;

• documentos internos o externos;

• aplicaciones sencillas de trabajo en equipo;

• notas de servicio, reglamentos, resoluciones, pautas de política institucional, manuales de procedimiento, noticias institucionales como cartelera de novedades, reuniones y estado de gestión, informes y proyectos.

• correspondencia de la organización de acceso no restringido; correo electrónico de cada usuario (interno y externo);

• versiones actualizadas de formularios, templetes y reglamentos (deben ser de uso común, acceso guiado, actualizados y solo de lectura);

• acceso a servicios de pago que la corporación contrata (servicios de agencias internacionales de prensa, servidores de fotos, por ejemplo)

• acceso a otros medios de prensa.

6. Conclusiones

Hemos visto a las Intranets como herramientas muy poderosas y flexibles. Un espacio lógico privilegiado, sin duda apropiado para los fines de los servicios de información de prensa.

En tanto herramientas, las Intranets son una posibilidad, su mera existencia en una organización, su sola implementación, no garantiza ni su calidad ni su eficacia. Ninguna adopción tecnológica basta en sí misma, si no está puesta al servicio de nuestros fines.

La creación de una Intranet requiere un profundo conocimiento documental. Se trata de verdaderas extensiones de los servicios de información de prensa, una nueva manera de estar presentes. Una Intranet debe ser el fruto de un trabajo constante de gestión de información. Presupone contemplar: tanto, las necesidades de información de la organización, como los requerimientos operativos de los usuarios y su formación. Requiere además, destreza en el manejo de las fuentes, la recuperación de la información, el ámbito hipertextual y los procesos cognitivos.

Se trata de un desafío para los documentalistas. Sostiene Rozados [18] : "A adoção de uma tecnologia de ponta, como a intranet, requer um profissional aprendiz. Um profissional preocupado em absorver as tecnologias que surgem, em buscar as novidades. Um profissional com um perfil proativo e reativo na relação com o ambiente tecnológico que o cerca."

Parte de ese desafío consiste en trabajar en marcos multidisciplinarios, donde convergen saberes, enfoques y experiencias. Las nuevas estructuras de información no pueden ni deben construirse desde un solo lugar, sino que es necesario contar con nuevos conocimientos que hagan del documentalista un tecnólogo que aplique su saber a la creación de herramientas que faciliten el acceso a la información.

Y un último requerimiento, los documentalistas deben pensar en términos de una relación nueva con el usuario, que no se contradice con el vínculo presencial establecido con anterioridad, puede tanto reforzarlo, como reanudarlo o establecerlo. El usuario sigue siendo principio y fin de estos servicios, es por ellos y para ellos para los que se implementan estas herramientas que aumentan la potencialidad de interrelación con el servicio de documentación.

Se trata de construir un nuevo espacio, esa construcción no es una tarea automatizada o automatizable; es sin duda, una decisión, un acto de la voluntad, enteramente humano.

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8. Notas

[1] LÓPEZ YEPES, José; ROS GARCÍA, Juan. ¿Qué es Documentación? Teoría e historia del concepto en España. Madrid: Síntesis, 1993, p. 129-131. [volver]

[2] FUENTES I PUJOL, Mª Eulalia. Documentación y periodismo. Pamplona: EUNSA, 1997, p.84. [volver]

[3] GALDÓN LÓPEZ, Gabriel. Principios operativos de la documentación periodística. Madrid: Dossat, 1989, p. 3 [volver]

[4] LÓPEZ YEPES, José. "Documentación general y documentación informativa". En: Estudios de Documentación general e informativa. Madrid: Seminario "Millares Carlos", UNED, Centro Regional de Las Palmas, 1981, p. 13. [volver]

[5] RAMIREZ, Luis Néstor. "Incidencia del proceso documental en los modos y medios de comunicación social". En: Estudios de Documentación general e Informativa. Madrid: Seminario "Millares Carlos", Las Palmas: UNED, Centro Regional de Las Palmas, 1981, p.220 [volver]

[6] HERNÁNDEZ PÉREZ, Antonio. Documentación audiovisual: metodología para el análisis documental de la información periodística audiovisual. Madrid: Universidad Complutense, 1992, p. 86-87. [volver]

[7] LÓPEZ YEPES, José. Teoría de la documentación. Pamplona: EUNSA, 1978, p. 289-299. [volver]

[8] HERNÁNDEZ PEREZ, A.. Op. cit., p. 57-58. [volver]

[9] FUENTES I PUJO, Mª Eulalia; CONESA, Alicia. La documentació periodísitca. Catalunya, Espanya i altres experiénces europees. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Centre d´Investigació de la Comunicació, 1994, p. 21-30 [volver]

[10] FUENTES I PUJOL, Mª Eulalia. Documentación y periodismo. Pamplona: Eunsa, 1997, p. 90-91 [volver]

[11] VALLE GASTAMINZA, Félix del. "La documentación de los medios informativos". En: Manual de periodismo. Las Palmas de Gran Canaria: universidad; Barcelona: Prensa Ibérica, 1995, p 63-83. [volver]

[12] DELGADO SOLER, Cinta. "Documentación en prensa". En: Introducción a la Documentación Periodística e Informativa. Sevilla: MAD, 1999, p. 454-455 [volver]

[13] GREER, Tyson. Así son las Intranets. Madrid: McGraw Hill, 1998. [volver]

[14] PASTOR, Patricio. Intranet: un sistema para gestión de información. En: Internet Summit 98 , Río de Janeiro, 13 a 18 de julio de 1998. http://www.udea.edu.co/~hlopera/intranet.html 29 de julio de 2003. [volver]

[15] TELLEEN, Steven. Diferencias entre Internet, Intranet y Extranet , octubre de 1998 En: http://www.aunmas.com/guias/intranet/int_diferencias.htm 29 de julio de 2003. [volver]

[16] FINGERHUT, Michel. Le site Web de la bibliothèque considéré comme un espace. Bulletin des Bibliothéques de France. París, Vol. 45, n. 3, 2000, p. 78.82 [volver]

[17] ROZADOS, Helen Beatriz Frota. Intranets em Unidades de Informação: um estudo de casos En: XX Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação, 2002, Fortaleza. Anais do XX Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação. Porto Alegre: Associação Rio Grandense de Bibliotecários, 2000. v.1. [volver]

[18] ROZADOS, Helen Beatriz Frota.. Op. cit. [volver]